תוכן מקודם

כתבה זו נכתבה והופקה על ידי כותבי תוכן מקצועיים בשיתוף גורם מסחרי.

כתבות התוכן השיווקי בגלובס כוללות מידע ענייני בעל ערך מוסף לקורא, תוך שמירה על שקיפות מרבית כחלק מהקוד האתי של גלובס.

הנהלת חשבונות מקוונת - כך תהפכו אותה למיטבית לעסק

שירותי הנהלת חשבונות לעצמאים ובתוך כך הפקת חשבוניות - הפכו דיגיטליים בעשור וחצי האחרונים • היעילות של אלה ברורה ועדיין לפני שבוחרים ספק, חשוב לבחון עד כמה השירות המוצע מקל על בעל העסק תפעולית וכלכלית

הנפקת חשבוניות מקוונות, לעצמאים נדרשת וודאות בנוגע לעלות השירות / צילום: Shutterstock
הנפקת חשבוניות מקוונות, לעצמאים נדרשת וודאות בנוגע לעלות השירות / צילום: Shutterstock

הכתבה בשיתוף יש חשבונית

להיות בעל עסק, עצמאי או פרילנסר זו דרך חיים. אתם 'הבוסים' של עצמכם, אתם קובעים כמה יעלה המוצר שלכם (או המוצרים), אתם בוחרים מול מי לעבוד ואתם מנהלים לעצמכם את הזמן. ויש עוד משהו שאתם עושים, ואין אפשרות להיות עצמאים בלעדיו: הנהלת חשבונות. כל עסק זקוק לה, בין אם הרוויח שקל אחד ובין אם הרוויח מיליונים.

בשנים האחרונות, אולי אף בשני העשורים האחרונים, התחוללה מהפכה בכל הקשור להנהלת החשבונות של העסק הממוצע: לא עוד פנקסי חשבונות פיזיים, אחידים, שאותם ממלא בעל העסק ידנית - אלא חשבוניות דיגיטליות, כאלו שמפיקים ושולחים דרך המחשב. זה נוח הרבה יותר, זה קל הרבה יותר לניהול וזה פשוט במיוחד, בטח בהשוואה לאותם פנקסים מיושנים - שעדיין קיימים, אך נמצאים בשימוש פחות מבעבר.

למעשה, הנוחות והפשטות הן לא היתרונות היחידים: אפשר להוסיף אליהם את המחיר, כך מסביר אורי בן דוד, ממייסדי חברת "יש חשבונית", המציעה שירותי הנהלת חשבונות דיגיטליים: "כל פנקס חשבוניות עולה כ- 200 שקל, ומספיק לבין שלושה חודשים לחצי שנה בערך, כשמדובר בעסק שמפיק כמות בינונית-גדולה של חשבוניות. זה אומר שאותו עסק יוציא 400, לעיתים גם 800 שקל עבור הפנקסים הללו מדי שנה. בשוק ישנם שירותי חשבוניות דיגיטליות במחירים נוחים יותר".

עוד הוא אומר כי "לכל אלה צריך להוסיף מגוון דרישות כגון: חישוב הסכום שיופק בחשבונית מבחינת סכום המוצרים - מע"מ וכדומה, שמירת כל חשבונית בצורה מסודרת למשך שבע שנים על פי חוק, וכמו כן להסתפק במראה האחיד, הלא מעוצב בדרך כלל, של החשבוניות בפנקסים הללו".

שליחת חשבוניות ב-SMS, הנפקת דוחות, תפעול בשלל פלטפורמות

כל מה שהסברנו לעיל הוא הבסיס - השירות שכל חברה בתחום מציעה - זה המוכר יחסית לכל העצמאים ובעלי העסקים כיום; שירותי הנהלת החשבונות דיגיטליים מלווים אותנו, כאמור, כבר כמה שנים, ולכן מעטים מאוד, יש להניח, לא מכירים אותם ואת יתרונותיהם. אך ישנם יתרונות נוספים, מתקדמים יותר, שהופכים את ההתנהלות הכללית של העסק לנוחה יותר.

לנהל את העסק ביעילות - הפקת חשבוניות דיגיטליות ללא הגבלת כמות. לפרטים הקליקו כאן>>

כך למשל, כיום אפשר באמצעות רוב תוכנות הנהלת החשבונות הדיגיטליות להנפיק דוחות תקופתיים ושנתיים שונים (בנוגע למלאי, לשעות העבודה של העובדים בעסק, למע"מ ועוד), לנהל מערכות סליקה ואף לעצב את החשבונית כאוות נפשכם - כפי שרמז בן דוד קודם לכן. המטרה העיקרית היא, כמובן, להפוך את ההתנהלות עבור בעל העסק לקלה יותר ומהירה יותר, כדי שיוכל להתרכז כמה שיותר בעסק ולא במה שמסביב לו.

חשוב לציין בהקשר זה את הקלות שבה אפשר לשמור ולאתר חשבוניות במאגר החשבוניות של העסק (משימות קשות הרבה יותר כאשר מדובר בחשבוניות פיזיות, הכתובות ידנית), וכמובן - השמירה על הסביבה, שכן בעל העסק חוסך בשימוש בנייר.

כמו כן, לאחרונה עולם החשבוניות הדיגיטליות אף התאים עצמו למציאות הטכנולוגית הקיימת, ומלבד שליחת חשבוניות דיגיטליות ישירות דרך המייל - פעולה אשר התאפשרה מאז הומצאו החשבוניות הללו - ניתן כיום לשלוח את החשבוניות, או כל מסמך חשבונאי המופק דרך המערכת, גם ב-SMS או אפילו בהודעת וואטסאפ. מדובר בשדרוג חשוב, שכן כך הלקוח יכול לקבל את המסמך ישירות אליו למכשיר, ולשלם במהירות רבה יותר.

עוד נקודה מהותית שהפכה סטנדרט לאחרונה היא ההתאמה של תוכנות הנהלת החשבונות למכשירים החכמים שבהם אנחנו משתמשים כיום. אם בעבר התוכנות פעלו רק על גבי מחשב נייח, היום הן ניתנות לתפעול גם דרך הסמארטפון או דרך הטאבלט. כאן נציין כי אומנם ישנן תוכנות רבות מסוג זה בשוק, אך לא כולן "כשרות" לשימוש: "כדי שהחשבוניות יהיו מוכרות במס הכנסה, כל מסמך חייב לכלול חתימה דיגיטלית", מסביר בן דוד, "אבל הדבר החשוב ביותר הוא לוודא שהתוכנה עצמה מוכרת על ידי רשות המסים. אחרת השימוש בה להפקת חשבוניות ייחשב לא חוקי".

המחיר ידוע מראש

אחד מסימני ההיכר של התוכנות השונות להנהלת החשבונות, והדרך הנפוצה ביותר שבה מתנהלת הפעילות היא תשלום בהתאם למספר המסמכים שמנפיק העצמאי או בעל העסק. במילים אחרות, בכל חודש משלם אותו עצמאי סכום מסוים אשר תלוי במידת הפעילות שלו באותו חודש, ומשתנה בהתאם לכמות המסמכים שהנפיק.

המצב הזה יצר מציאות שבה העצמאי לא יודע בתחילת החודש כמה ישלם בסופו - ולעיתים מגלה, כשמגיע זמן התשלום, כי השירות עלה יותר ממה שתכנן והיקף ההוצאות גדל. בסביבה עסקית שבה הוודאות היא אחד הדברים החשובים ביותר, בטח ובטח כשמדובר בהוצאות של העסק, מדובר בסיטואציה בעייתית.

"לרוב מוצעת לעצמאי או לבעל העסק חבילת בסיס במחיר מסוים, אבל הוא מוגבל בכמות המסמכים כך שאם חרג ממנה הוא צריך לשלם סכום נוסף", מסביר בן דוד. "ובמקרים רבים גם שירותים מיוחדים יכולים להגדיל את התשלום החודשי הזה. לכן יכול לקרות מצב שאותו בעל עסק העריך שישלם כמה עשרות שקלים, והנה הוא מחוייב בסכומים גבוהים בהרבה".

ביש חשבונית נותנים מענה לבעיה זו באמצעות מודל שונה - של מחיר אחד קבוע עבור כל השירותים, בהתאם לסוג העסק. בחברה מציעים תשלום שנתי של 204 שקל לעוסק פטור, ו-324 שקל לעוסק מורשה וחברה בע"מ. כלומר מחיר Fixed Price, שלא תלוי במספר המסמכים שהלקוח הנפיק או בשום דבר אחר. ישנה גם חבילה יקרה יותר, בסכום של 516 שקל בשנה עבור לקוחות שמנהלים חמישה עסקים במקביל.

"היתרון הגדול ביותר שאנחנו מציעים הוא דווקא לא הסכום - למרות שהוא נמוך יחסית, גם בהשוואה להתנהלות באמצעות פנקסי החשבוניות שהזכרתי קודם לכן, אלא בוודאות שאנו מספקים לבעל העסק - בכך שהלקוח שלנו יודע בכל חודש בדיוק כמה ישלם. זה מבטיח הרבה שקט, וזו התנהלות נכונה יותר", מציין בן דוד ומוסיף כי לצד השירות הזה החברה מספקת חשבוניות בחמש שפות (עברית, אנגלית, ערבית, רוסית וצרפתית), וכן שירות לקוחות במענה אנושי כדי לסייע בכל בעיה באופן אישי עד לפתרון.

לנהל את העסק ביעילות - הפקת חשבוניות דיגיטליות ללא הגבלת כמות. לפרטים הקליקו כאן>>

צרו איתנו קשר *5988