מהו סדר הפעילות הנכון של הוועד, וכיצד ניתן לבנות אמון בין הוועד המייצג לבעלי הדירות?
- בניית אמון מול התושבים
היסודות שעליהם עומדת נציגות הדיירים הם יסודות של אמון. נציגות שרוב הדירים לא ייתנו לה לגיטימציה איננה נציגות בפועל. נציגות שהדיירים לא יתמכו בה, גם אם תמשיך לפעול, ברגע האמת תגלה שהיא לא זוכה לתמיכה ועבודתה תרד לטמיון. לכן, עוד בתחילת התהליך חשוב מאוד לבנות אמון עם כל הגורמים במתחם, ולא רק עם הדיירים התומכים בהתחדשות, אלא עם כל הדיירים השונים והמגוונים בבניין ובמתחם.
מידת האמון כל הזמן בתנועה - עולה או יורדת. לכן על הנציגות לטפח את האמון מהרגע הראשון ולכל אורך התהליך. כפעולה ראשונה לטיפוח האמון בנציגות, כדאי יהיה להציב עבורה יעדים ראשונים פשוטים וקלים להשגה בזמן קצר. עמידה ביעדים אלו תסייע בבניית האמון בנציגות. חשוב גם לזכור שהנציגות אמורה לייצג, היא איננה גוף שמטרתו לקדם פרויקט בכל מחיר אלא לאסוף את התושבים, לארגן אותם ולהובילם להסכמות ולהחלטות משותפות. חשוב שהנציגות תפעל לתת מענה לחששותיהם של המתנגדים. האמון שלהם בנציגות יסייע במניעת נזק אישי ויעודד הצטרפות לפרויקט שנותן מענה רחב ככל האפשר לצרכים של כולם.
- יצירת קשר עם גורמי חוץ להשגת מידע
על הנציגות לערוך בירורים מול כל הגורמים הרלוונטיים כדי להתחיל להניע את התהליך. במקומות מסוימים בארץ כבר הוקמו מינהלות התחדשות עירונית, ובהן יוכלו לסייע לנציגות לבדוק את היתכנות הפרויקט ואת כדאיותו. במקרה שלא קיימת מינהלה כזאת ניתן לפנות אל הגורמים האלה כדי שיסייעו: עובדים קהילתיים, ועד שכונתי, אגף הנדסה או מחלקת תכנון בעירייה או הרשות להתחדשות עירונית. לעתים ניתן רק לקבל תשובה בנוגע למדיניות העירייה הנוגעת לבניין שלכם, ובמקרים אחרים (בעיקר במינהלות להתחדשות עירונית) יהיה אפשר לקבל מידע מקיף, סיוע ובמקרים מסוימים גם ליווי.
- אחריות לניהול השיח בנושא התחדשות עירונית בבניין
- בניינים רבים נתקעו בגלל שדיירים שונים קידמו חתימות ליזם בערוץ נפרד מפעילותה של הנציגות. חשוב מאוד לייצר הסכמה בבניין, שלפיה כל נושא ההתחדשות מנוהל בידי הנציגות בלבד. על הדיירים להפנות כל פנייה, מיזם או גורם אחר לנציגות הדיירים. דיירים שרוצים לקדם רעיונות שונים בנושא ההתחדשות - יעשו זאת בשיתוף הנציגות ולא מאחורי גבה.
- חשוב שלא לאפשר ליזמים לנהוג בשיטת "הפרד ומשול", כלומר, לא לאפשר מצב שהיזם מנהל שיח ישיר עם בעלי הדירות ללא תיווך של הנציגות. לעתים קרובות היזמים יעדיפו דרך זו משיקולים פרקטיים, אך מצב זה מאפשר החתמה של דיירים שאינם מבינים את ההשלכות מרחיקות הלכת של חתימתם, ללא נוכחות של עורך דין שיסביר להם ויגן עליהם. מצב זה גם מעניק ליזם את מרבית הכוח לניהול התהליך.
- כשכל ההצעות עוברות דרך הנציגות, היא צוברת כוח במשא ומתן מול היזמים. במצב כזה הנציגות יכולה להשיג תמורה טובה יותר לכולם באמצעות יצירת תחרות בין היזמים. מתחם המאורגן כמו שצריך ועומדת בראשו נציגות טובה הוא גם אטרקטיבי יותר ליזמים, שיהיו מוכנים להציע הצעות טובות יותר כדי לזכות בו.
- בניית הסכמות בין הדיירים וקביעת סדר העדיפויות בפרויקט
- לאחר שהנציגות תאגד את הממצאים מהמיפוי ומהפרוטוקולים של אספות התושבים, עליה לגבש מסמך שיכלול את המסקנות. זהו "מסמך העקרונות" של הבניין, מסמך שילווה את הפרויקט לאורך כל ההתארגנות. מסמך זה ישמש את נציגות הדיירים כדי להציג ליזמים את הנושאים החשובים להם. על הנושאים האלה יצטרכו לתת היזמים מענה תחרותי ויצירתי, וכך התוכנית תהיה מבוססת על צורכי הדיירים ולא על האינטרסים של היזם בלבד.
- מומלץ לערוך בירורים מול נציגויות בבניינים שכנים, מול עורכי דין ומול גורמי סיוע שונים, כדי להבין מה הם הנושאים החשובים שעליהם צריכה הנציגות להקפיד, כיצד ניתן לפתור קשיים ובעיות וכיצד ניתן למצוא פתרונות יצירתיים לצרכים שונים.
- חשוב מאוד לאסוף את הדיירים ולהציג לפניהם את מסמך העקרונות. יש למסמך השפעה חיובית וחזקה בדרך כלל על בניית האמון של הדיירים בנציגות ועל שיפור האמון. בפגישה עם הדיירים יש להציג גם את הרעיונות השונים שעלו מבדיקת הנציגות כפתרונות לבעיות ולסוגיות שונות, לחששות הדיירים וכו'. מפגישה לפגישה על הנציגות להציג לפני הדיירים רעיונות ופתרונות, כדי להמשיך ולקדם את הפרויקט ולהמשיך לחזק את יחסי האמון. חשוב לזכור שאם האמון יופר בשלב מוקדם - יהיה קשה לשקם אותו מאוחר יותר.
- בניית הסכמות בין אנשים רבים וניסיון לתת מענה לצרכים רבים הן משימות מורכבות. בצומתי החלטות קריטיים מומלץ להיעזר בשירותיו של מגשר, של מנחה דיאלוג או של מנחה קבוצות. חשוב מאוד שלמגשר תהיה הכשרה ממשית בתהליכי התחדשות עירונית ובליווי נציגויות או ניסיון קונקרטי בתהליכים אלה ובמיומנות זו. שירות הגישור יכול לסייע גם בעבודה עם שכנים שהנציגות לא מצליחה לשמור על יחסים טובים עימם, עם מתנגדים, עם שכנים תוקפניים, עם סרבנים וגם במקרים של סכסוכים עם גורמים חיצוניים, כגון היזם, עורך הדין, העירייה וכו'. בחלק מן המינהלות להתחדשות עירונית ניתן לקבל שירות כזה, ובחלק מן הערים ישנם מרכזי גישור בקהילה אשר מספקים שירותים דומים.
- תיעוד ושקיפות
- חשוב שתהיה זרימה שוטפת של מידע לדיירים, כדי למנוע חוסר במידע, העלול להפוך לחשד ולפגיעה קשה באמון. על כל פעולה שמבצע הוועד - כדאי לעדכן. כל פגישה שמתקיימת, כדאי לא רק לעדכן על קיומה מראש אלא גם לפרסם סיכום של תוכן הפגישה (ורצוי למנות בתחילתה של כל פגישה מישהו שיתעד את המפגש). בתקופות איטיות יותר, חשוב להוציא עדכון כל כמה זמן (מומלץ בכל חודשיים). גם אם אין מה לעדכן. זכרו - חוסר במידע הוא פתח לפגיעה באמון.
- לא כל התושבים יכולים ורגילים לקבל מידע באותה דרך. חלקם יתעדכנו בקבוצת ווטסאפ, חלקם במייל, ותושבים רבים עדיין יעדיפו לקבל גרסה מודפסת בתיבת הדואר (ואפילו בהדבקה על הדלת). כדי שכולם ימשיכו לקבל מידע, חשוב מאוד לוודא שכל עדכון ופרסום מגיע לכולם, מומלץ אפילו למנות חבר נציגות שיהיה אחראי לקשר עם הדיירים ולפרסום המידע.
- חשוב שהנציגות תגיב בשקיפות וברוגע לכל בקשה של מידע מצד כל דייר, גם אם הפנייה לנציגות נעשית באופן אגרסיבי ופומבי (זה קורה לא מעט). כמו כן, כל דייר המבקש להגיע למפגש נציגות - חשוב לאפשר זאת. נציגויות שמונעות מדיירים להגיע פוגעות פגיעה אנושה באמון של כל הדיירים. עם כל זאת, לעתים יש נושאים רגישים שחשוב לא לפרסם, למשל, נושאים שיפגעו בצנעת הפרט או מידע העלול לפגוע במשא ומתן אם יגיע לידי היזמים. במקרה שמישהו מבקש את המידע חשוב להסביר לו מדוע לא ניתן לפרסמו.
- יצירת קשר עם אנשי מקצוע ובירורים עימם
מלבד הגופים המסורתיים שיש ליצור איתם קשר (כגון אגף הנדסה בעירייה, הרשות להתחדשות עירונית וכו'), אפשר לקבל ייעוץ מקצועי במגוון נושאים מאנשי מקצוע. לעתים, יהיו אנשי מקצוע שיסכימו לתרום את הזמן שלהם מתוך תקווה לעבודה משותפת בעתיד; יהיו אנשי מקצוע שיסכימו לתת שירותים רק בתשלום; יהיו אנשי מקצוע שיסכימו לתת שירות בהבטחה לתשלום עתידי מהיזם אם הפרויקט יצא לדרך; ויש גופים שונים שייתכן שייתנו ייעוץ ראשוני בחינם.
- ניהול ישיבות נציגות
אלו פעולות שחשוב לעשות בישיבות של הנציגות: קביעת סדר יום, מיקוד בנושאים, חלוקת אחריויות ומעקב אחריהן, סעיפים לביצוע מפעמים קודמות, רישום פרוטוקול וסיכום, קביעת יעדים לביצוע לקראת הישיבה הבאה וקביעת מועד המפגש הבא. יש לדאוג להפיץ את תוכן הישיבה בין התושבים.
- ניהול ישיבות דיירים
יש לנהל את הישיבה כמו את האספה הראשונה: העלאת נושא, סבב התייחסויות של הדיירים, שיקוף ההתייחסויות מפי הנציגות וסיכום ההתייחסויות. יש להבהיר מה יהיו הצעדים הבאים בפרויקט ומהן ההחלטות. אם יש הסכמה גורפת - ממשיכים. אם אין - יש להציג מהן ההתייחסויות או ההסתייגויות העיקריות ולפתח שיח סביבן. יש להקפיד על זכות הדיבור של כל אחד. נוסף על כך, יש לנסות לקבל הסכמות בנוגע לאופן שבו יש לטפל בכל הסתייגות. בסוף הישיבה יש לסכם מה ההחלטות שהתקבלו, להבהיר מה הנציגות עומדת לעשות בהמשך ולנסות לקבוע מועדים למפגשים הבאים. נוסף על כך, יש לשאול אם ישנם דיירים הרוצים לעזור בהשגת מטרות מסוימות, לגייס עזרה וכו'.