כתב ההסמכה נותן לחברי הוועד את האפשרות לפעול בשם בעלי הנכסים. מסמך זה יציין את שמות הנבחרים, את פרטי הקשר שלהם ואת מספרי תעודות הזהות שלהם. כמו כן, יציין המסמך את שמותיהם של תושבי המתחם המאשרים את בחירתם, מספרי תעודות הזהות של תושבי המתחם וחתימותיהם. כתב ההסמכה ייכנס לתוקף אך ורק כאשר יותר מ-51% מתושבי המתחם יהיו חתומים עליו, ויהיה תקף למשך שלוש שנים לכל היותר (חשוב לציין זאת במסמך עצמו). ניתן יהיה להאריך את תוקפו רק באיסוף חתימות מחודש, של 51% לפחות מתושבי המתחם. נוסף על החתימות שהתושבים חותמים כדי להסמיך את הנציגים, יש לוודא כי הנציגים בעצמם יחתמו על כתב התחייבות לבעלי הדירות, ובו יתחייבו בפני התושבים ובעלי הנכסים במתחם לפעול על פי העקרונות האלו:
שקיפות: לפעול בשקיפות וללא משוא פנים לייצוג מרב האינטרסים והדעות השונות במתחם.
בדיקה ראשונית: לפעול, בשלב ראשון, לבחינה של דעות בעלי הדירות במתחם כדי לוודא שאכן ישנו עניין בתהליך אצל לפחות 51% מהם בכל אחד מן המקבצים בתוכנית. להציג ולייצג נאמנה את התוצאות של בדיקה זו לפני בעלי הדירות עצמם.
ראש אחד: לא ליצור שום קשר כלשהו עם גורם יזמי, בהקשר של הפרויקט הרלוונטי, שלא במסגרת הנציגות ושלא במטרה לייצג את בעלי הדירות במתחם.
טובת הכלל: להימנע מכל שימוש בעמדת הנציגות להשגת מטרות אישיות באופן שאינו שקוף.
ניגוד עניינים: להצהיר באופן פומבי, ובפרט לפני בעלי הנכסים האחרים, על כל ניגוד עניינים או חשד לניגוד עניינים.
עדכונים: לפעול לעדכון רציף של התושבים על אודות התקדמות הפרויקט (פרוטוקולים של ישיבות, החלטות ואישורים שהתקבלו וכיו"ב).
מהות: לתפקד כגוף מתווך הפועל להפצה של מידע ולסיוע בקבלת החלטות, ולא כגוף הפועל לקבלת החלטות בשם בעלי הדירות.
תיקוף מחדש: לפעול לתיקוף מחדש של הנציגות לאחר 3 שנים מבחירתה או לפעול לבחירות מחודשות או לעשות את שתי הפעולות.