מדריך וידאו: תפקידים ואחריות של חברי הוועד המייצג בבניין

הוועד המייצג בבניין מחזיק בידיו לא מעט סמכויות ותפקידים החשובים לקידום הפרויקט נכונה. חשוב לדעת מה באחריות הוועד ובמקביל, מה מחוץ לגבולות הגזרה שלו.

לא רק קבלת החלטות: מה באחריות של נציגות בעלי הדירות?

• ארגון בעלי הדירות לקראת הפרויקט ובניית בסיס להסכמה לקידום פרויקט בבניין ולביצועו.
• התייעצות עם אנשי מקצוע ואיסוף מידע הנוגע לתחום.
• ביצוע פעולות הנוגעות לפרויקט כמו העברת מידע, בירור פרטים, הנגשת פרטי הפרויקט או התוכניות לבעלי הדירות.
• הכנה ואישור של תוכנית עבודה לנציגות הכוללת לוחות זמנים, משימות וגם אחראים לביצוע.
• עדכון בעלי הדירות בשטף על התקדמות הפרויקט. מומלץ כי העדכון יתבצע בכמה דרכים (מודעות, אספות, קבוצות משותפות בווטסאפ וכדומה) וחשוב לעדכן גם את בעלי הדירות שאינם מתגוררים בבניין.
• במקרה שיש בבניין בעלי דירות שאינם דוברי עברית, על הנציגות לדאוג להנגשת כל המידע הרלוונטי גם בשפתם - כולל מסמכים משפטיים, אם יהיו.
• איסוף מידע מפי בעלי הדירות בכל הנוגע לבקשות, לדרישות ולטענות מול אנשי המקצוע בכל שלב והעברתם לגורמים הרלוונטיים.
• העברת מידע ועדכונים מהיזם, מהקבלן או מהרשות המקומית, הנוגעים לפרויקט לכל בעלי הדירות.
• דאגה לתיעוד מפורט ולעריכת פרוטוקול מסודר של ישיבות הוועד ושל מפגשים שונים המתקיימים במסגרת זו.
• כינוס אספות והעברת מידע מפורט לפני קבלת החלטות מהותיות לאורך הפרויקט ובמהלכו.
• ניהול הליך מסודר ושקוף בכל הנוגע לבחירה באנשי מקצוע שבעלי הדירות יתקשרו איתם.
• הצגה של כמה אפשרויות לבחירה בעורך דין לייצוג בעלי הדירות, דוגמאות מפורטות לעבודות של עורכי דין אלה ולניסיונם בהתחדשות עירונית, כדי להעניק תמונה כמה שיותר מלאה טרם הבחירה. יש להקפיד כי הבחירה עצמה כמו גם הצגת המועמדים והפרטים עליהם ייעשו באספה מיוחדת, שעליה תודיע הנציגות די זמן מראש.
• ניהול הליך של בחירה ביזם או בקבלן בדרך מסודרת ושקופה בליווי עורך הדין של בעלי הדירות. יש להקפיד כי הבחירה עצמה כמו גם הצגת הפרטים על הפרויקט, על ההסכם המתגבש, על המועמדים ועוד ייעשו באספה מיוחדת, שעליה תודיע הנציגות די זמן מראש.
• ניהול הליך המשא ומתן מול עורך דין טרם חתימה וליווי הליך המשא ומתן מול יזם, מול קבלן או מול בעלי מקצוע נוספים בשלב מאוחר יותר בידי עורך דין מטעם בעלי הדירות.
• התראה מראש על כל אפשרות של ניגוד עניינים בין הוועד לבין מי מבעלי המקצוע שנשכרו.
• במקרה שיש בעל דירה סרבן בבניין, באחריות הנציגות (לצד עורך הדין) לנהל מולו את ההליכים הנחוצים, החל מהעברת מידע וכלה בנקיטת כלים משפטיים.
• חשוב לציין שהפעולה לפי כללים אלו יכולה להשתנות מבניין לבניין. כך, בחלק מהבניינים תמצאו נציגות שתפעל על פי כל הכללים הללו, ובחלקם יפעלו אחרת. כל צורת פעילות היא לגיטימית ומותרת, כל עוד הדבר מגובש עם כלל בעלי הדירות בבניין ומאושר בעיניהם.

גבולות הגזרה של הנציגות - מה היא לא מוסמכת לעשות

• ועד מייצג של בעלי הדירות אמור לשמור על זרימת המידע ולתווך בין בעלי הדירות לבין אנשי המקצוע בשלבים השונים של הפרויקט. עם זאת, הנציגות אינה ישות משפטית, וחבריה אינם מוסמכים לחתום בשמם של בעלי הדירות האחרים בכל שלב שהוא בתהליך. חברי הוועד גם אינם מוסמכים להכריע או להחליט בסוגיות מהותיות ללא יידוע שאר בעלי הדירות וללא אישורם.
• בחלק מהחוזים הנחתמים מול יזמים, מול קבלנים, מול עורכי דין או מול אנשי מקצוע אחרים, מבקשים לעתים האחרונים לאפשר לוועד המייצג לקבל החלטות בשם בעלי הדירות כולם. חשוב לשים לב לסעיף האמור ולדעת מה המשמעות הרחבה כמו גם להסכים על פרמטרים מדויקים למצב שבו מעטים מקבלים את זכות החתימה בשם רבים.
• אנשי המקצוע, בראשם היזמים או הקבלנים, תמיד ירצו לקצר את הליך קבלת ההחלטות כדי לקדם את הפרויקט מהר יותר, אבל חשוב שבמסגרת חתימת החוזה, חובות הוועד המייצג וסמכויותיו - כמו גם האפשרויות העומדות בפניו בכל הנוגע לקבלת החלטות - יהיו ברורות עד כמה שאפשר. כך, למשל, תפקיד הנציגות יכול להיות מוגבל לרמה של החלטות שוטפות ולא מהותיות.