משרדים משותפים של Regus. עולם ה-Coworking תורם לרווחת העובד והחברה/צילום: Meero
הכתבה בשיתוף Regus
אחד הדברים שחברות, עצמאים וארגונים שונים מתמקדים בהם, לפחות מבחינה לוגיסטית, הוא נושא שכירת המשרדים. לעצמאים, כמובן, אתגרים שונים מאשר לחברות וארגונים, אבל ברוב המקרים השאלה הבסיסית דומה: כיצד מאזנים בין הצורך לחסוך בעלויות המשרד ועדיין למקסם את היוקרה, הרמה הגבוהה של השירותים ופרודוקטיביות העבודה. אחד הפתרונות המקובלים כיום הוא שכירת משרדים משותפים או חלל עבודה משותף. הדבר מאפשר לשוכרים לחסוך כסף על שירותים רבים שניתנים יחדיו לכל החברות והעצמאים במתחם, אך עדיין לשמור על סטנדרטים גבוהים. מהן המגמות המרכזיות שתורמות לרווחת המשתמשים בשירותי המשרדים וחללי העבודה המשותפים? על כך בכתבה הבאה.
העלות יורדת, בזמן שהיעילות עולה
אחת המגמות הבולטות בתחום המשרדים המשותפים היא העובדה שחיסכון בעלויות לא רק מותיר יותר כסף זמין לשוכר, אלא גם תורם לרווחת העובדים ולפרודוקטיביות שלהם. במשרדים משותפים, השוכרים משלמים רק על השטח שהם משתמשים בו במשרד וחולקים בתשלום היחסי עבור השטחים המשותפים, כגון המטבחון, חדרי הישיבות והמחסנים.
מעבר לחיסכון הזה, לשהייה המשותפת תועלות נוספות: כבר בעשור הקודם, הצביעו מחקרים על הקשר שבין עבודה משותפת להגדלת הפרודוקטיביות של העובדים. אותם מחקרים הדגימו כי כאשר עובדים יושבים יחד (למשל, בחללי העבודה בסגנון Open Space), גוברים היעילות והסיפוק האישי שלהם. בין היתר בשל הקרבה אחד לשני והרחבת האלמנט החברתי שבעבודה.
בנוסף, קיימים מחקרים שהצביעו על עוד גורמים שיכולים להשפיע חיובית על העובדים. כך, למשל, במחקר שוודי מ-2016 נסקרו בהרחבה ההשפעות של חללים משותפים גם על האפשרויות להתפתחות עסקית של פרילאנסרים העובדים בהם. מתברר כי האינטרקציה בין היושבים באותו המרחב מסייעת לחשוב על רעיונות חדשים ומייצרת שיתופי פעולה.
מגמות מחקריות אלו עומדת לנגד עיני החברות המתמחות בהשכרת מתחמי העבודה המשותפים, כמו למשל חברת Regus העולמית. החברה, שפועלת גם בישראל, היא חלק מקבוצת IWG הגלובלית, המאגדת בתוכה מותגי יוקרה להשכרת משרדים וחללים משותפים. ב-Regus שמים דגש על הגברת היעילות במתחם בו בזמן שעלות השהייה יורדת. הישיבה משותפת, כאמור, מעלה את הפרודוקטיביות של העובדים ובאותה הנשימה חלק גדול מהשירותים הנדרשים לעצמאי או חברה - כגון תשתיות, כוח אדם לתפעול ועוד - משותפים בין כמה וכמה עצמאים וארגונים ועל כן ההוצאה בגינם, כאמור, מתחלקת.
חוזי שכירות גמישים, תחלופה גבוהה
בעבר, כאשר חברות שכרו משרדים, למשל במגדלי משרדים, היה מקובל לחתום על חוזי חכירה לטווחים ארוכים - לכעשר שנים בממוצע. אולם מגמה זו הינה נחלת העבר. בבלוג Coworking Sources, הסוקר את המגמות העכשוויות בעולם העבודה המשותפת, מצביעים על הגמישות שמשרדים משותפים מעניקים לחברות השונות. לפי נתונים שפורסמו בבלוג, כ-14% מהעסקים האמריקנים מחליפים משרד מדי 18-24 חודשים במטרה להתחדש, או להתאים את העסק לצרכים המשתנים של החברה.
Regus פועלת כבר זמן רב ברוח זו. מתחמי העבודה והמשרדים המשותפים של החברה פרוסים ב-18 מוקדים ברחבי ישראל, והם חלק מ-3,000 מתחמים ב-900 ערים מרכזיות בעולם, שגם הם שייכים לרשת IWG. לשוכרים מוצעות תוכניות גמישות שמאפשרות להם לאזן את העלויות עם הצרכים המשתנים של העסק. לחתום חוזה לתקופה קצרה או ארוכה, ואפילו להרחיב או לצמצם את השטחים והשירותים שהם צורכים. במקרים מסוימים, כמו למשל בחלק מחבילות השירות שמציעה Regus ישראל לשוכריה, ניתן אף לרכוש מעין "כרטיסיות" שמקנות מספר שימושים בחודש בחדר הישיבות, או במשרד.
חיסכון בעלויות, סטנדרט גבוה ופרודוקטיביות. נסו את מרחבי העבודה המשותפים של Regus. לפרטים הקליקו כאן>>
דאגה לשעות הפנאי: חוגים ונטוורקינג עם עובדים אחרים
מגמה נוספת שבולטת בעולם המשרדים המשותפים היא תשומת הלב לרווחת העובדים. חוגים בשעות הפנאי, חדר כושר במבנה המשרדים, סדנאות שונות, הרצאות חווייתיות ועוד - הם חלק מהפעילויות המוצעות לשוכרים במתחמי המשרדים המשותפים בשנים האחרונות.
פעמים רבות, השוכרים במתחם לא נדרשים לממן את מלוא עלות ההטבות שהוזכרו מעלה, אלא רק לשלם עבור החלק היחסי שלהן. בשורה התחתונה, העובדים מרוויחים את ההעשרה בשעות הפנאי, שמירה על חיים פעילים ובריאים וגם נטוורקינג עם עובדים של חברות אחרות במתחם, שחולקים איתם את זמן הפעילות.
אפשרות לצמצם בכוח אדם
מתחמי העבודה המשותפים פופולריים גם בשל החיסכון בכוח אדם. במתחמים רבים מציעים לחברות לחלוק משרדים משותפים יחד ולהיעזר בשירותי אדמיניסטרציה משותפים, כמו למשל מזכירות מטעם המתחם, שנותנות שירות במקביל לשתי החברות.
זאת ועוד, לעיתים צוות של כמה וכמה אנשי מנהלה (מזכירות, אנשי לוגיסטיקה, אחראי דואר ועוד) יכול להיות מוחלף על ידי טכנולוגיה מתקדמת. בעמק הסיליקון, למשל, פופולרית כיום בקרב חברות הייטק גדולות, מערכת המאפשרת לעובדים להכניס נתונים על הפגישות שהם מעוניינים לקיים, הציוד הנדרש עבורן ועוד. בנוסף, המערכת מאתרת את חדר הישיבות הפנוי המתאים ביותר לצרכיהם - ומשריינת אותו, ללא מעורבות יד אדם.
רשתות גדולות מעניקות הטבות
גם בתוך עולם ה-Coworking יש למתחמים מסוימים יתרונות על פני אחרים בשל המותג אליו הם שייכים, המציע הטבות שונות. כך, למשל, Regus ישראל, היא חלק מרשת עולמית מוכרת ובעלת מוניטין. הרשת מציעה לאלו השוכרים ממנה משרד או חלל משותף את האפשרות לעבוד בכל אחד מסניפיה בעולם, לפרק זמן קצוב.
במידת הצורך, ניתן גם לשכור שטח מסוים במתחם אחד ושטח נוסף במתחם אחר. העובדה ששני השטחים שייכים לאותה הרשת, יכולה להביא לחיסכון בעלויות. מהלך שאמור להיות משתלם יותר מאשר שכירת שטחים שונים משני גופים נפרדים.
ב-Regus ישראל מציעים בנוסף, שירות של משרד וירטואלי, שנשען על התשתית הקיימת באלפי סניפי הרשת בעולם. השירות מאפשר לפרילאנסרים בעיקר, אבל גם לכל חברה שחפצה בכך, לנהל משרד וירטואלי בכל מקום בעולם. הוא כולל כתובת עסקית למשלוח דואר, שירותי מזכירות ומספר טלפון. קיימת גם האפשרות להפוך את הווירטואלי לפיזי, מספר פעמים בחודש בכל אחד ממתחמי Regus בעולם.
בשורה התחתונה, המגמות העולמיות שהוזכרו כאן הולכות ומשנות את עולם ה-Coworking בכלל ותוך כך את תחום המשרדים וחללי העבודה המשותפים. כל זאת באופן שמאפשר לחברות ועצמאים לחסוך כסף, להגביר את הפרודוקטיביות של העובדים, ובמקביל לשמור על סטנדרטים גבוהים ויוקרה.
רשת Regus מציעה לכם לנהל משרד מכל מקום בעולם ועוד הטבות. לפרטים הקליקו כאן>>