משרד הייטק / צילום: shutterstock
בתקופה מורכבת זו הערך האדיר של סביבת העבודה כפלטפורמה להצלחה פיננסית וארגונית של חברות מעולם לא היה ברור כל כך. יחד עם זאת, האם אנו מתייחסים לסביבת העבודה כאל מצע לטיפוח ההון האנושי או כאל נכס נדל"ן שאפשר כעת לחסוך בעלויות עבורו עם המעבר החלקי הצפוי לעבודה מהבית באופן קבוע?
ושאלה נוספת, מה הייתם נותנים היום, כשכמעט כל ארגון נדרש להמציא את עצמו מחדש, לו יכולתם להגדיל את תפוקת העבודה של הארגון שלכם ב-6% לפחות? התפתחותן של טכנולוגיות מידע דיגיטליות בחמש השנים האחרונות מאפשרת לראשונה למדוד כמותית את ההשפעה של מתודולוגיות עיצוב שונות של סביבת העבודה על פרמטרים כמו יצירתיות, wellbeing ותפוקה.
המחקרים האחרונים ניפצו פרות קדושות. שאלות מרכזיות זכו לתשובות מדויקות ומבוססות מחקרית ובחלק מהמקרים הפריכו את הדעה הרווחת לגבי מודלים של עיצוב סביבת העבודה. כך למשל, הסתבר שבמשרדים פתוחים האינטראקציה בין עובדי יידע (מונח שהמציא גורו העסקים פיטר דרוקר והוא מדבר על עובד שהידע שלו הוא מרכיב משמעותי להצלחתו בתפקידו בארגון) דווקא יורדת וכמוה גם התפוקה הנתפסת של מהנדסי תוכנה.
אפשר היה לחשוב שהממצאים הללו יגרמו ל"חישוב מסלול מחדש" ולחשיבה מחודשת על מקומו של המשרד הפתוח, אך בפועל הפיתוי לחסוך בעלויות הנדל"ן ניצח. למרות ממצאי המחקרים, רוב רובם של הארגונים לא הקצו יותר שטחים פרטיים, שלא לדבר על חדרים פרטיים, לעובדים.
כתוצאה מכך, עם המעבר הסוחף לשיטת המשרד הפתוח היינו עדים לתלונה מרכזית שעברה כחוט השני בין עובדים בכל המגזרים: "אי אפשר להתרכז". שביעות הרצון ותפוקת העבודה נפגעו וארגונים רבים נוכחו לדעת ששילמו ביוקר על ראיה קצרת טווח שהתבססה על הנחות יסוד שלא נבדקו לעומק.
אל תוך המציאות המורכבת הזו פרצה בסערה הקורונה ואילצה מעבר מיידי ומסיבי לעבודה מהבית.
המשבר הכאוטי יוצר הזדמנות נדירה לעיצוב סביבת עבודה טובה יותר. כבר היום מסתמן שלפחות חלק מהעובדים ימשיכו לעבוד באופן חלקי או מלא מהבית ובכך יתפנו שטחי משרדים. מצד שני נראה שמעמדם של המשרדים הפיזיים כעוגן יישמר לפחות בשנים הקרובות. כך, ארגונים שירצו להמציא את עצמם מחדש וליצור יתרון תחרותי ישתמשו לפחות בחלק מהשטחים שיתפנו כדי לשפר את סביבת העבודה ולהגדיל את היצירתיות והתפוקה של העובדים, פרמטרים שעשויים להיות חיוניים יותר מתמיד להישרדות ולשגשוג.
מה אומרים המחקרים על המרכיבים החשובים ביותר הדרושים לשם כך?
להקצות שטחים לעבודה בפרטיות: ב-2018 התעוררה סערה באקדמיה אחרי שמחקר של שני חוקרים מהרווארד גילה שהתקשורת הפיזית בין עובדים במשרד הפתוח צונחת ב-70%, לעומת התקשורת בעמדות עבודה עם מחיצות. התופעה נוצרת כאשר חסרים במשרד שטחי עבודה פרטיים לעבודה בריכוז. כתוצאה מכך מתפתחת ספונטנית על ידי העובדים תרבות ארגונית שמעודדת עלייה בתקשורת מקוונת וירידה בתקשורת פיזית כהגנה על פרטיותם השברירית.
מחקר נוסף מ-2019, שבוצע במיקרוסופט, גילה כי התפוקה הנתפסת של מהנדסי תוכנה ועובדי מידע בעבודה בחדרים פרטיים גבוהה מתפוקתם במשרד פתוח, וכי סביבת העבודה האידיאלית היא שילוב של חללים פתוחים לשיתוף ותקשורת בין צוותים עם משרדים פרטיים לעבודה בריכוז.
לשלב אלמנטים של טבע: ב-2015 התפרסם מחקר חוצה יבשות, בהשתתפות 7,600 עובדים מ-16 מדינות, בו נמצא שסביבת עבודה שמשלבת אלמנטים של טבע כמו תאורה טבעית וצמחיה מגדילה יצירתיות ב-15%, wellbeing (בעברית: שלומות - מצב של רְווחה גופנית, נפשית וחברתית המושגת ע"י אורח חיים בריא ומאוזן) ב-15% ותפוקה ב-6%.
להקצות שטחים לפגישות אקראיות : ד"ר בן וובר, חוקר בכיר בהרווארד, מדען ב-MIT וחוקר סביבת העבודה באמצעות טכנולוגיות מידע דיגיטליות, פרסם ב-2014 כיצד הגדלת מספר הפגישות האקראיות בין 50 סוכני מכירות בחברת פרמצבטיקה גדולה משפיעות על המכירות. כאשר הגדילו את מספר הפגישות האקראיות ב-10% המכירות עלו ב-10%.
לתכנן את סביבת העבודה על בסיס מדעי: ד"ר וובר, למשל, עובד עם החברות המובילות בעולם על עיצוב סביבת עבודה ניסיוני. לקוחותיו מקצים שטח למשרד שבנוי לפי מתודולוגיית תכנון נבחרת ושטח נוסף למשרד שהוא "קבוצת ביקורת". כאשר משווים בין התפקוד של שני המשרדים מגלים האם המשרד הניסיוני מהווה פלטפורמה משופרת לעובדים. השיטה המדעית מוכיחה את עצמה וחוסכת הון עתק לחברות שמיישמות אותה.
איך תשתנה סביבת העבודה ביום שאחרי הנגיף? במגזר העסקי שפתוח היום לחידושים, יש מקום להבנת החשיבות האסטרטגית של סביבת העבודה ולהקמת גוף מחקר יישומי שיערוך ניסויים על מודלים שונים של סביבות עבודה המותאמים למגזרים עסקיים שונים. למשל, מודל לחברת סטארטאפ בתחום הסייבר. חברות ישתפו מידע ביניהן, ישתמשו במודל כאבטיפוס וידייקו אותו על ידי התאמות עבור התרבות הארגונית שלהן. כאן יהיה תפקיד מרכזי למנהלות ומנהלי משאבי אנוש כמגשרים בין הארגון לעובדים.
כך נוכל למקסם את יעילות הארגונים ולהקצות להם כלי רב עוצמה בהתמודדות עם האתגרים הצפויים לנו בעולם עבודה עתידי כאוטי וחסר ודאות כשם שהוא מאתגר ומלהיב.
הכותבת היא מעצבת פנים, מומחית לסביבת העבודה והיזמת של כנס WELL על סביבת העבודה כפלטפורמה להצלחה פיננסית וארגונית