למידה מהבית / צילום: שאטרסטוק
עוד לפני התפרצות מגפת הקורונה, כנראה הייתה בארגון שלכם עבודה מרחוק. עבודה מבוזרת או מנוהלת מחוץ למשרד היא חלק טבעי מתהליכי העבודה. למעשה, היא כל התנהלות שבה אנשים חולקים מידע ורעיונות זה עם זה המתבצעת בכלים טכנולוגיים ולא בשיח פנים אל פנים. כך, כל אדם או צוות שעבודתם עוברת בטלפון, במחשב או במערכת אחרת, גם אם הם יושבים במשרד, מתנסים במיומנויות של עבודה מרחוק.
עברנו מזמן את השאלה אם לעבוד מהבית. עכשיו רובנו מנסים להבין איך הופכים אותה להצלחה. באופן טבעי, אנחנו פונים אל ארגונים ומנהלים ושואלים מה הם צריכים לעשות כדי לתת לעובדים את הכלים ואת התנאים הנדרשים להצלחה כזאת. אבל בעולם החדש, אי-אפשר להתייחס לעובד כאל גורם פסיבי, ולא כדאי - לא לארגון ולא ולעובד - להשאיר את כל האחריות להצלחת העבודה מהבית לארגון ולמנהלים.
אפשר לזהות את הגורמים שעוזרים לכל אחד ואחד לשלוט בהצלחה הזאת, וניתן להשפיע עליהם דרך הכשרות ופיתוח אישי. במחקר מ-2017 שפורסם במגזין Academy of Management מגדירות החוקרות ארין מקריוס וברברה לרסון את המונח "אינטליגנציה וירטואלית", אותו מנגנון קוגניטיבי שמאפשר לאנשים להסתגל לעבודה מרחוק בהצלחה.
כשמשווים בין מי שהצליחו בעבודה מרחוק לבין מי שלא הצליחו בכך, אפשר לזהות בבירור את ההבדלים בהתנהלות. שני אנשים עם אותה יכולת עבודה בארגון יכולים להפגין יכולת שונה בעבודה מרחוק, בהתאם ל"אינטליגנציה הווירטואלית" שהם מפעילים. אם נבין את התנאים האלה ונדע ללמד אותם, נוכל לעזור לאנשים להתנהל טוב יותר.
לפי מחקרים רבים שנעשו בתחום מזוויות שונות, אפשר לזהות ארבע יכולות מרכזיות שתורמות לעבודה מרחוק ומובילות לביצועים משופרים, אפקטיביות וגם שביעות רצון, ועוד אחת חמישית שהיא אולי החשובה מכולן.
- ניהול שונה של מערכות יחסים
אנשים שעובדים מרחוק באופן מוצלח מסגלים לעצמם כללי התנהלות מפורשים בכל הנוגע לעבודה עם אחרים - ביחסים בין-אישיים, במשימות עבודה ואפילו בסביבה האישית.
היחסים הבין-אישיים: עבודה מהבית צריכה לפצות על מגבלות הריחוק ועמעום הסימנים הלא מילוליים על ידי אימוץ של התנהלות אחרת. כדי לקדם מערכות יחסים אפקטיביות, יש להסדיר נהלים ותשתית נורמטיבית לתקשורת, ובהם קביעת תדירות ההתקשרות ואמצעי ההתקשרות. יש להתייחס באופן מפורש לכללי ההתנהלות הבין-אישית, כולל כללי נימוס, אופנים שונים של שיתוף פעולה, ניהול קונפליקטים, סגנונות ניהול שונים וכדומה. הדרכות והכשרות בתחום הזה הוכיחו שניתן להגיע לביצועים דומים לאלה של קשרי פנים אל פנים, דבר המרמז שאפשר לפתח את היכולות האלה.
ארגון העבודה: הצורך ליצור נורמות עבודה מחייב אותנו ללמוד לתכנן ולארגן את העבודה, לתאם מידע, לנהל צורות תקשורת. יש צורך לוודא שהמטרות בהירות ושכולם מינים מה נחשב הצלחה. לפיכך יש לעבוד עם המנהל ועם הצוות על הגדרת יעדים, קביעת אבני דרך ולוחות זמנים - גם לטווח קצר. כמו כן, יש ליצור שקיפות בהגדרות התפקידים וחלוקת המשימות, כך שכולם יבינו מי עושה מה, מתי ואיך הכול מתחבר יחד. אחרי כן, יש לנהל את התקשורת סביב זה, כולל מתן עדכונים ומשובים.
הסביבה האישית: בסביבת עבודה וירטואלית, ובטח בעבודה מהבית, יש לנו הסחות דעת, טכנולוגיות ואחרות, שונות מאלה שיש במשרד, ואנחנו נדרשים לכלים אחרים כדי לסנן מידע רלוונטי ולזהות מה חשוב. צריך לפתח את היכולת לנהל את מרחב העבודה ואת מרחב החיים באופן שונה מהמעבר הפיזי מהמשרד לבית.
- בניית אמון
זהו אחד התחומים הראשונים שעולים כשמדברים על עבודה מרחוק. באופן לא מפתיע, עבודה וירטואלית מאתגרת את הכלים שבעזרתם אנחנו רגילים לבנות אמון. המחקרים מראים שאנשים שמצליחים בעבודה וירטואלית מצליחים בשלב מוקדם יחסית לעורר את האמון ביכולת שלהם ובתחושת האמון שהם נותנים באחרים. תחושת האמון הזאת מתחילה בשיחה על המשפחה ופעילות הפנאי, למשל, וממשיכה בשיחה פתוחה על אתגרים בעבודה, חוסר ודאות ויוזמות אישיות.
בניית אמון מחייבת אותנו לשקיפות, לענווה ולחשיפה ברמה גבוהה יותר; ליכולת לשאול, להתייעץ, לוודא הבנה וגם לחשוף עמידה או אי-עמידה בלוחות זמנים ומשימות. לכן כשאנחנו מתארגנים לעבודה מהבית, כדאי לסקור את כל הדרכים לבניית אמון כזה, ובהן תקשורת שקופה, פתוחה ובזמן אמת, מתן וקבלת משוב איכותי והתנהלות של שיתוף פעולה.
- שיתוף מידע וידע
אפשר לומר שמידע הוא מטבע מאוד משמעותי בעולם הווירטואלי, ולכן היכולת להשיג ולספק אותו היא בעלת חשיבות להבנת התמונה הגדולה, ההקשרים, ההזדמנויות, השותפויות. בעבודה מרחוק צריך להקדיש הרבה יותר זמן ותשומת לב לעדכון מידע וידע. זה כולל ניטור ועדכון מתמיד של מידע וידע שמזינים אותנו, פנימי וחיצוני, מתוך הבנה שהסביבה משתנה כל הזמן. עובדים מצליחים לומדים לא רק איזה מידע לקבל ולהפיץ אלא גם איך לעשות זאת. יש להם היכולת לקרוא בין השורות, להיכנס לנעלי אחרים ולהבין את נקודת מבטם על העבודה, והם לומדים להבין טוב יותר את ההקשרים הרחבים יותר של העבודה.
כדי להגיע לכך, אפשר למפות באופן מסודר את מקורות הידע והמידע מהמרחב הארגוני, הדרושים לנו כדי לעשות את החיבורים החשובים. אלה יכולים להיות מקורות פורמליים ולא פורמליים. חישבו על מה שהייתם מקבלים לא בישיבת צוות אלא בעדכון חברה או בשיחות מסדרון או מפגשי קפה עם צוות אחר.
- שימוש נכון בכלים דיגיטליים
בשביל לעבוד מרחוק באופן יעיל, חייבים לעבוד היטב עם הטכנולוגיה ולדעת לבחור את הכלים המתאימים לכל מצב כדי לקדם תקשורת, קבלת החלטות ומערכות יחסים. מחקרים מראים שאוריינות דיגיטלית מגבירה את תחושת המסוגלות העצמית של העובדים מרחוק וזו משפיעה על תוצאות, כולל אפקטיביות, תפיסת פרודוקטיביות ושביעות רצון.
לימדו להשתמש בכלים השונים של הארגון, אבל יותר מזה, חשוב לפתח את היכולת לבחור את כלי התקשורת לפי ההקשר, לדעת מתי להשתמש במייל, בצ'אט או בטלפון. למשל, הודעות מורכבות דורשות כלי תקשורת פשוטים כמו טקסט, בעוד שמרחק בין אזורי זמנים, מרחק בין תרבויות ואפילו מרחק בדעות דורשים כלי תקשורת יותר מורכבים כמו שיחה או וידיאו.
- למידה עצמית
זה כבר כמה שנים שמדברים בעולמות הלמידה על המונח "מטה-קוגניציה", המתייחס לצורך לחשוב על החשיבה (thinking about thinking). מחקרים על הכשרה ולמידה מדברים על כך שהיכולת הזו מאפשרת לנו למידה עצמית במיוחד במצבים חדשים, בכך שהיא מאפשרת לנו להתבונן מבחוץ על מה שקורה לנו בסיטואציה בזמן שאנחנו גם פועלים בתוכה.
דמיינו שיש לכם עוד מוח, חיצוני, שתפקידו להתבונן על ההתנהלות שלכם, על מערכות היחסים, התקשורת, העשייה. ואז חזרו לתכנן את התוכנית שלכם, לבדוק איפה אתם ביחס אליה, מה עובד ומה לא, ומה צריך לשנות כדי שתעשו את זה טוב יותר. מה שחשוב כאן זה שהמוח החיצוני הזה הוא שלכם, לא של מנהל או בעל סמכות שמנחה אתכם או מפקח עליכם בתהליך. זוהי בעצם היכולת שמאפשרת לנו ללמוד את כל מה שאנחנו צריכים. ולכן היא אולי החשובה מכולן.
ברור שבמעבר לעבודה מרחוק יש אחריות גם לארגון ולמנהלים. אבל ממילא העובדים של העולם החדש נדרשים לסגל לעצמם מיומנויות התנהלות עצמית שאינן תלויות באחרים כדי להצליח. גם בלי קשר לקורונה, היינו כבר במסלול שינוי של עולם העבודה, שסימן לנו את הצורך לקבל אחריות על פיתוח מיומנויות שיגבירו את היכולת שלנו להתאים את עצמנו לשינויים ולהבטיח הצלחה ותעסוקה לאורך זמן.
נירית כהן, יועצת אסטרטגית, חוקרת ומרצה בעולם העבודה העתידי niritcohen.com