הגיע הזמן לייצר מנגנון שיקבע דחייה אוטומטית של מועדי דיווח בזמני משבר ובתקופות חגים / צילום: Shutterstock, Rawpixel.com
דמיינו לרגע סיטואציה שבה אתם מכהנים כמנכ"ל ארגון גדול שמעסיק מאות עובדות ועובדים ואחראים על תקציב של מיליוני שקלים. אתם מגיעים בבוקר לעבודה והארגון כמעט ריק מעובדים. רובם מבודדים בגלל הקורונה, חלקם חולים בדרגות קושי שונות ומי שאינו מבודד ואינו חולה, עובד מהבית או מהמשרד כשהוא בכוננות לאסוף את ילדיו או לטפל ביקיריו. במצב הזה, אתם חייבים לנהל ולתפעל את הארגון שלכם, לדאוג להמשכיות עסקית וכן, להגיש דוחות ודיווחים שוטפים לרשויות המדינה.
בתוך ההתמודדות המאתגרת והצורך להמשיך ככל הניתן את הניהול השוטף של הארגון, אתם מקווים לסיוע מהמדינה. על סיוע כספי, יש שיח וסיג אינסופי, אך הפעם אני מבקשת לדבר על סיוע שאינו כספי אך מאוד מתבקש - הקלה בדרישות דיווח ופריסת מועדיהם.
המחסור בצוות מקצועי, לכל אורך שרשרת הדיווח הכספי, קיים בתעשייה, בענפי השירותים, במלכ"רים ואפילו ברשויות המדינה. המחסור בעובדים ואגב כך, הפגיעה בתפוקות, מקיף את כל ענפי המשק וכל סוגי העסקים. כולם נדרשים להגיש דיווחי מס, דיווחים כספיים, דוחות ביצוע ועוד. הגשת הדיווחים דורשת זמן ועבודה מדויקת, כאשר קיצור לוחות זמנים, משמעו פגיעה בבקרה.
ניתן היה להניח או לצפות שבשעת משבר, יידחו מועדי הדיווח או לפחות חלקם, באופן אוטומטי או כמעט אוטומטי. האמנם כך קורה. זהו, שלא!
אין כל ספק שישנה פגיעה בבקרה הפנימית
אם כך, כיצד בכלל אפשר לבקש דחייה מהרשויות ומי אחראי לכך? התשובה לכך היא שאין גוף ממוסד, חוק או תקנות שקובע כי יש לתת ארכה בעת אירוע משברי. המדווחים אינם יכולים לבקש ארכה בעצמם. הנוהג שהתפתח הוא שלשכות מקצועיות שחבריהן עוסקים בהכנת הדוחות, כמו למשל לשכת רואי חשבון, מבצעות פניות לנציגי רשויות שונים ומשקיעות זמן רב בשכנוע, ולעיתים בתחנונים, על מנת שתינתן דחייה כזו או אחרת בהגשת הדיווחים. הניסיון מלמד שמרבית הבקשות לארכה מאושרות, אלא שהאישור ניתן סמוך מאוד למועד הדיווח.
לכם, כבעלי עסקים ומנכ"לים אין שום שליטה על פעילות הלשכות המקצועיות וכמובן שלא על החלטת הרשויות. לכן, אתם עושים מאמצים מוגברים כדי לייצר את הדוחות ולא לעבור על החוק, בין היתר, באמצעות שינוי סדרי עדיפויות ולחץ כלפי המערכת - רואי החשבון, החשבים, עורכי הדין, מנהלי החשבונות ואחרים. כולם נדרשים לעבוד לילות כימים בטווחי זמן מאוד קצרים, ולהזניח משימות חשובות לטובת הכנת הדוחות. מטבעם של דברים, אין כל ספק שישנה פגיעה בבקרה הפנימית, אך בלית ברירה אתם מורים על הכנת הדוחות בתקווה שלא יהיו יותר מדי טעויות, שנגרמות בשל כוח האדם המצומצם והלחוץ בזמן.
ואז, יום לפני הגשת הדוחות, כשכולם כבר עם הלשון בחוץ, מודיעות רשויות המדינה על דחייה של שבוע, 10 ימים, לפעמים אפילו שבועיים. אמנם מדובר על דחייה קצרה יחסית, אבל כזו שמספקת מרווח כדי לעבוד על הדוחות בצורה איכותית יותר בכוח האדם המצומצם שקיים. מיותר לציין שאילו ידעתם מראש על הדחייה, הרי שלא הייתם פוגעים באיכות העבודה ואיכות החיים של נותני השירותים שלכם.
וכך חוזר לו ריטואל קבוע בכל תקופת משבר. אמנם ימי הקורונה בהם אנחנו נמצאים כעת הם דוגמה מעולה לסבל שעוברים מכיני הדוחות, אבל הצורך בדחיית מועדי הדיווחים קיים גם בימי מתיחות ביטחונית, ובתקופות חגים שבהם ימי העבודה ספורים.
הגיע הזמן לייצר מנגנון שיקבע דחייה אוטומטית של מועדי דיווח בזמני משבר ובתקופות חגים. המנגנון יהיה שונה בין רשויות המדינה, אך הוא צריך להיקבע מראש בשיתוף פעולה עם המייצגים במטרה לייצר שקיפות ותחושה של ודאות. תנאי המנגנון האוטומטי יקבעו מתי תינתן הדחייה, לכמה זמן, לאיזה מגזרים עסקיים, האם לעסקים בכל רחבי הארץ או רק במיקום גאוגרפי בו קיימת מתיחות, הסדרת תחומים בהם ניתן לתת דחייה, ועוד.
מנגנון דחייה מוגדר ומוסדר מראש יעניק ודאות לבעלי העסקים, לרואי החשבון, ליועצי המס ולכל העוסקים בשרשרת הדיווח - שכירים ויועצים מקצועיים. רק הסדרה מראש ובראייה ארוכת טווח תאפשר התנהלות בריאה, תרתי משמע, והגשה של דוחות מבוקרים ואמינים בלי להלחיץ ולהתיש שלא לצורך את כוח האדם המסור שעושה על המלאכה.
הכותבת היא שותפה מנהלת בפירמת ברזלי ושות' רואי חשבון. במקביל, מכהנת כסגנית נשיא לשכת רואי החשבון