גלובס - עיתון העסקים של ישראלאתר נגיש

שולחים לעובדים מיילים מחוץ לשעות העבודה? כך תעשו זאת בלי להלחיץ אותם

שלל האמצעים הדיגיטליים לתקשורת ארגונית יצרו תופעה, שבה עובדים מרגישים שהם נדרשים להיות "תמיד מחוברים" ולהגיב במהירות לכל שאלה או בקשה, במיוחד כאשר מדובר באדם בעל סמכות או מעמד בארגון

מחקר אחד בשבוע. שולחים לעובדים מיילים מחוץ לשעות העבודה? / צילום: Shutterstock
מחקר אחד בשבוע. שולחים לעובדים מיילים מחוץ לשעות העבודה? / צילום: Shutterstock

 

ארגונים המוטרדים מתחושות השחיקה והעייפות של עובדיהם מנסים לקדם תוכניות לאיזון בית-עבודה, ומצהירים באופן פומבי עד כמה רווחת העובדים חשובה להם. אולם פעמים רבות, למרות המאמצים שעושה מחלקת משאבי האנוש של החברה, הרגלים מוטמעים והתנהגויות יומיומיות של עובדי החברה מעקרת מאמצים אלו מתוכן.

מיילים, ווטסאפ, סלאק וסקייפ הם רק חלק מערוצי התקשורת שעובדים מחוברים אליהם בכל רגע נתון. הסביבה הזאת יצרה תופעה של עובדים שמרגישים שכדי להוכיח שהם עובדים טובים ועובדים קשה הם נדרשים להיות "תמיד מחוברים" ולהגיב במהירות לכל שאלה או בקשה, במיוחד כאשר מדובר באדם בעל סמכות או מעמד ארגוני.

מתברר שאחד המרכיבים המאתגרים ביותר בתקשורת הארגונית מכל שלל האמצעים הדיגיטליים הוא שטף המיילים הבלתי פוסק. עובדים מצופים לבלות לפחות שעתיים ביום בממוצע בקריאת כ-100 מיילים ומענה עליהם, מדובר בכ־28% משבוע העבודה שלהם.
מיילים שאנו מגיבים אליהם בזמן העבודה גוזלים אפילו יותר זמן, שכן לוקח בממוצע כ-64 שניות לחזור לעבודה לאחר מענה למייל.

העומס האמיתי מתרחש כאשר מדובר במיילים הנשלחים מחוץ לשעות העבודה.
מחקר מ-2017 מצא כי 76% מהעובדים עונים למיילים תוך שעה, ו־32% מהעובדים אף עונים תוך כרבע שעה. נתונים מדאיגים אלו מצטרפים לטענה כי עומס המיילים מחוץ לשעות העבודה הרגילות ותחושת הצורך לענות מיידית מוסיפים לרמת המתח בעבודה.

מחקר חדש שפורסם השנה ב-Journal of Organizational Behavior and Human Decision Processes מצא כי הגורם המרכזי לעלייה ברמת המתח הוא שמקבלי מיילים לוקים בהערכת יתר של מהירות התגובה המצופה מהם, במיוחד כאשר מדובר בהודעות בנושאים לא דחופים הנשלחים מעבר לשעות העבודה המקובלות.

למי דחוף יותר, לשולח או למקבל?

חוקרים מאוניברסיטאות קורנל ולונדון ביזנס סקול ערכו סדרה של שמונה ניסויים בקרב עובדים בסקטור הציבורי בספרד, כדי לבדוק את השפעתם של מיילים בלתי דחופים על רווחת העובדים, תחושות השחיקה ורמות המתח.

הנבדקים חולקו לשתי קבוצות באופן רנדומלי: בקבוצה אחת נשאלו המשתתפים על מיילים בלתי דחופים שקיבלו, ובקבוצה השנייה נשאלו על מיילים בלתי דחופים ששלחו. בקבוצה הראשונה התבקשו הנבדקים להעריך את מהירות התגובה שמצפה לה השולח, ואילו בקבוצת השולחים נשאלו הנבדקים מה מהירות התגובה שהם מצפים לקבל.

בניתוח הנתונים מצאו החוקרים פער בין שתי הקבוצות. מקבלי המיילים חשבו שמהירות התגובה שנדרשת מהם הייתה גבוהה יותר מזו שציפו לה שולחי המיילים בפועל.
החוקרים הסבירו את הפער הזה בכך שמבחינה פסיכולוגית, שכשאנו מקבלים מיילים, אנחנו מוטרדים מציפיות אחרים ביחס למהירות התגובה הנדרשת ומהאופן שבו היא משפיעה על הדרך שבה רואים אותנו. אך כשאנחנו שולחים מיילים, אנחנו עסוקים יותר בתגובות הנמענים לתוכן המייל ששלחנו ופחות במהירות התגובה.

בניסוי אחר שביצעו החוקרים זיהו תופעה בשם "הטיית דחיפות המייל", שבמסגרתה הפער התפיסתי בין השולחים למקבלים לגבי מהירות התגובה מעלה את רמת המתח ומורידה את תחושת הרווחה הפיזית, הפסיכולוגית והחברתית (השלומות) של העובדים. מקבלי המיילים חווים את המיילים הללו כגורם מעורר לחץ, הרבה יותר ממה שהתכוונו השולחים.

עוד מצאו החוקרים כי למיילים לא דחופים שנשלחים מחוץ לשעות העבודה (בשעות הערב או בסוף השבוע) השפעה שלילית חזקה יותר על תחושת הרווחה של העובדים מאלה הנשלחים בשעות העבודה הרגילות. זאת משום שהעובדים חשים שמצפים מהם להיות תמיד מחוברים ולהגיב במהירות גם מחוץ לשעות העבודה. זה כמובן מקשה עליהם לשמור על הגבולות בין שעות העבודה לשעות הפנאי שלהם.

החוקרים הציעו כמה רעיונות לפתרון:

● בתחילת כל מייל שאיננו דחוף כדאי לכתוב מה הציפייה לזמן המענה על ההודעה. תיאום ציפיות ברור ביחס לזמן התגובה בתחילת המייל עשוי לעזור בהקטנת המתח שנוצר אצל מקבלי המייל ולשמור על גבולות בין זמן עבודה לזמן פנאי.

● בארגונים גלובליים מומלץ להוסיף לחתימה שבתחתית: "שעות העבודה שלי עשויות להיות שונות משעות העבודה שלך, ולכן אינני מצפה לתשובה מחוץ לשעות העבודה הרגילות שלך".

● ניתן לכתוב את ההודעות הבלתי דחופות בזמן הנוח לך, אך לתזמן את מועד שליחתן בשעות העבודה הרגילות. 

פרופ’ גרינשטיין מרצה וחוקר שיווק ויזמות באוניברסיטת Northeastern בבוסטון ו-VU באמסטרדם. כותב בטוויטר על מחקר התנהגותי @AmirGrinstein. יאנה שכטרמן היא יועצת ארגונית ומאמנת מנהלים ומלמדת באוניברסיטת Northeastern בבוסטון yanashechterman.com

עוד כתבות

עו''ד כרמית יוליס / צילום: קובי שירביט

המשנה ליועמ"ש מבהירה: עבירות בנייה בפזורה עדיין יאכפו

המשנה ליועמ"ש כרמית יוליס שופכת מים צוננים על ההישגים שהציגה רע"ם בנוגע לבנייה בפזורה הבדואית, וכותבת למשרד הרווחה כי "גם סדר עדיפות נמוך לאכיפה אין משמעותו כי הבנייה אינה מהווה עבירה, ואין משמעותו כי לא ניתן לבצע אכיפה מסוג זה"

הבורסה בת''א / צילום: שלומי יוסף

נעילה אדומה בבורסה; ירידות חדות בבונוס ביוגרופ ובסלקום

ירידות בסיום המסחר בתל אביב: מדד ת"א 35 איבד 2.3%, מדד ת"א 125 ירד ב-2.6% ומדד ת"א 90 נחלש ב-3.4% ● בונוס ביוגרופ, סלקום, נובה ואיי.סי.אל רשמו ירידות חדות ● הדולר מזנק ב-1.5% ונסחר סביב 3.40 שקלים ● דוחות: אנרג'יקס דיווחה על עלייה חדה ברווח

מסחר בבורסה / צילום: Shutterstock

לאחר המגמה המעורבת בוול סטריט: עליות של יותר מ-1% באסיה

מניות הטק בהונג קונג עולות: שיאומי עולה ב-4.8%, Alibaba ב-3.54%, וטנסנט ב-2.3% ● אמש וול סטריט נסגרה בירידות שערים ● הביטקוין עולה קלות ונסחר סביב 30 אלף דולר

פניות חשודות במייל / צילום: Shutterstock

הותר לפרסום: שב"כ חשף פעילות של גורמי מודיעין איראניים נגד אנשי אקדמיה ישראלים

גורמי המודיעין האיראניים פנו לאותם ישראלים תוך התחזות לאנשי אקדמיה, עיתונאים אנשי עסקים ופילנתרופים, בניסיון למשוך אותם לנסיעות בחו"ל למטרות חטיפה ורצח ● האזרחים הישראלים שקיבלו את הפניות, נמנעו מלהיענות להן ואף התריעו עליהן בפני גורמי הביטחון, וכך נחשף הניסיון

בן ברננקי, יו''ר הפד לשעבר / צילום: Associated Press, J. Scott Applewhite

השריף של משבר 2008 מפרסם ספר חדש ומזהיר מתרחיש האימה של השווקים

לפני 45 שנה ניתנה לפדרל ריזרב משימה כפולה: להשיג יציבות מחירים – ותעסוקה מלאה. כיום ברור שהוא לא עמד בה ● הנגיד לשעבר, בן ברננקי, מבקר במשתמע את יורשיו, שהקלו ראש בחצי הראשון של המשימה ומזהיר מפני "סטגפלאציה" ● הוא מצטט את אחד מקודמיו, ב־1970, שאינפלציה של 6% הביאה אותו להכריז בסוף כהונתו: "נכשלתי"

שיעור ההייטק מהייצוא הישראלי בשנת 2021

עד כמה גדולה ההשפעה של ענף ההייטק על המשק הישראלי

בואו לצלול איתנו למספרים ולנתונים שמאחורי החיים עצמם ● והפעם: ענף ההייטק לבדו תופס 56% מהיצוא מהמדינה

מירב כהן, יש עתיד / צילום: יח''צ

האם הממשלה הגדילה את הסיוע לחלק מניצולי השואה ב-13 אלף ש'?

איך השתנה מצבם של ניצולי השואה מאז השנה שעברה? בדקנו ● המשרוקית של גלובס

רכבים משומשים / צילום: Shutterstock, Fedorovekb

המשקיעים והיזמים הישראלים חגגו, אך אתר הרכב המשומש איבד כבר 98% מהשיא

כמו סטארט-אפים רבים בשנים האחרונות, גם ורום - שנולד על ציר ישראל-ארה"ב - התמקד על צמיחה בהכנסות וזנח את ההשקעה בלוגיסטיקה ושירות ● התוצאה: אחרי שזינקה לשווי של מעל 7 מיליארד דולר, מניית ורום איבדה 98% מערכה

נאוה זיסאפל, דירקטורית ובעלים / צילום: איל יצהר

עכשיו מנפיקים? מדוע משפחת זיסאפל מביאה את בינת לבורסה דווקא עכשיו

פעילים בשוק החיתום בת"א מעריכים כי למרות הסערה בשווקים, במחיר הנכון ניתן עדיין להנפיק חברות יציבות הנהנות מחוזקה יחסית בשוקי הפעילות שלהן

טורבינות רוח בים הצפוני בדנמרק / צילום: Associated Press, Heribert Proepper

פסגה בדנמרק: במקום גז רוסי, מדינות אירופה בונות על הרוחות בים הצפוני

מנהיגי גרמניה, בלגיה והולנד הגיעו היום ל"ועידת אנרגיית רוח" שמתקיימת בדנמרק, במטרה לדון בצעדים נוספים לקידום התחום באזור ● הרוחות העזות בים הצפוני עשויות לעזור למדינות אירופה לצמצם את התלות בגז והנפט הרוסי

נחשפו עשרות רופאים שביצעו עבירות זהות / צילום: Shutterstock, Tikhonova Yana

כיצד הפכה "הונאת הפריות" למכה עולמית

"הונאת הפריות", במסגרתה רופאים משתמשים בזרע שלהם במקום להפרות את הנשים בהן טיפלו בזרע מתורם אנונימי או מהבעלים שלהן, נתפסה בעבר כאפיזודה חד-פעמית ● בשנים האחרונות מתברר כי מדובר בתופעה נרחבת, לאחר שנחשפו עשרות רופאים שביצעו עבירות זהות ● האם גם בישראל קיימים מקרים כאלה? כנראה לא נוכל לדעת לעולם

רצפת המסחר בבורסות וול סטריט בניו יורק / צילום: Associated Press, Ted Shaffrey

אנליסט בכיר ב-JP מורגן: "המניות יכולות לטפס מחוץ לתחתית הזו"

מרקו קולנוביץ', שמכהן כמנהל משותף של מחלקת המחקר הגלובלי בבנק, מאמין כי "לא יהיה מיתון השנה"

הממונה על שוק ההון משה ברקת / צילום: יוסי זמיר

ברקת אישר: עסקת רכישת השליטה באיילון יוצאת לדרך

הממונה על שוק ההון אישר את קיפול השכבה בין איילון אחזקות לאיילון ביטוח ונתן לווישור ולצבי ברק היתר שליטה בחברה הממוזגת ● קיסריה של בני הזוג ברק העבירה לווישור תשלום ראשון בסך 100 מיליון שקל ותצטרך לגרעין השליטה בווישור ● כפי שפורסם בגלובס, למרות הירידה בערך המניות החברות דבקו במחיר עליו סיכמו

זאב שומכר, מנכ''ל ובעלים של קבוצת שומכר נדל''ן / צילום: משה כהן

מתווך הנדל"ן שמשוכנע שעליות המחירים יתפסו בקרוב גם את הדירות להשכרה: "נמצא את עצמנו בשוק של משקיעים"

זאב שומכר, תושב מודיעין בן 43, נשוי ואב לארבעה ● מנכ"ל ובעלים של קבוצת שומכר נדל"ן ● "בנק ישראל הטיל בשנה האחרונה מגבלות שמקשות על הלקוחות שלי, בגמישות ובמהירות בהן הם יכולים לקבל החלטות" ● גלובס שם את הסיוע לעסקים קטנים ולעצמאים במרכז

סניף של TJ Max בארה''ב. מניית חברת האב TJX בביצועי שיא / צילום: Shutterstock, Eric Glenn

זו המניה היחידה שניצלה מהמפולת בוול סטריט אמש, וכך היא עשתה זאת

מניית TJX, תאגיד הקמעונאות המוזל, טיפסה אמש בוול סטריט במעל 7% לאחר שפרסמה דוחות חזקים לרבעון הראשון ● המתחרות העיקריות בתחום, וולמארט וטארגט, עדיין מנסות להתאושש מתוצאותיהן

אפליקציית עלי אקספרס / צילום: Shutterstock, BigTunaOnline

עלי אקספרס רושם ירידה בהזמנות זה החודש השלישי, הישראלים חזרו לבוקינג

חופשת הפסח וההיערכות לקיץ הובילו לעלייה בהזמנת בתי מלון באפריל, אך במקביל נרשמה ירידה בהזמנות ברשתות השיווק והפארם ובמשלוחי המזון ● טרמינל X, שרשם הפסד ברבעון הראשון של השנה, רושם ירידה בהזמנות ● הדירוג החודשי של אתרי האונליין

בחינה מחודשת של 2,000 מועמדים שלא התקבלו לנבחרת הדירקטורים / צילום: Shutterstock

נבחרת הדירקטורים שוב תקועה, והפעם בגלל מבול ערעורים

רשות החברות מגויסת כולה בשבועות האחרונים למטרה אחת: בחינה מחודשת של 2,000 מועמדים שלא התקבלו לנבחרת הדירקטורים ● פרסום הנבחרת הרביעית תחכה לפחות עד החודש הבא

ממתקי מונדלז / צילום: יח''צ

המיזמים הישראלים שמעניינים את תאגיד החטיפים מונדלז

התאגיד הענק שעומד מאחורי עוגיות אוריאו, שוקולד מילקה וטובלרון משתף לראשונה פעולה עם סטארט-אפים ישראלים, ביניהם Seebo ו-Saturas ● וגם: כ-1,200 תלמידים סיימו את שנת הלימודים במסגרת "אוניברסיטה בעם" ● אירועים ומינויים

רחובות אום אל פחם / צילום: איל יצהר

כחלק מהמאבק בפשע: יופקעו מכרזים בהיקף של 7 מיליארד שקלים מהרשויות הערביות

בדוח שגיבש צוות בין משרדי ליישום תוכנית החומש בחברה הערבית, הומלץ להעביר את ניהול המכרזים הפנימיים לידי גופים ממשלתיים ● המטרה: לצמצם לחצים מצד ארגוני פשע על הרשויות המקומיות ● אלא שהמהלך הוביל לטענות שמדובר באפליה ופגיעה בעצמאותן של הרשויות הערביות

יובל גביש / צילום: רמי זרנגר

מדיסקונט לחוץ בנקאי: יובל גביש מונה ליו"ר פעיל של חברת המימון אמפא קפיטל

אחרי שנתיים כמנהל החטיבה העסקית ומעל לעשור בבנק הודיע גביש על רצונו לעזוב • הוא מצטרף לחברת האשראי החוץ בנקאי שבבעלות אמפא ומנורה מבטחים, עם היקף אשראי של כ–4 מיליארד שקל בשנה