קובץ Word. הטריקים שכדאי לכם להכיר / צילום: Shutterstock
אחד הכלים הפופולריים ביותר לעריכת מסמכים הוא Word (וורד) מבית מיקרוסופט. וורד מוצע כחלק מהכלים שמגיעים בחבילת Office. ישנם משתמשים שעובדים עם וורד בצורה חלקית ולא מכירים כלים רבים שיהפכו את העבודה בתוכנה לחוויה הרבה יותר נוחה ויעילה. אילו טריקים כדאי להכיר כדי לשפר את העבודה על וורד?
דאבל קליק: איך אפשר לכתוב בוורד לא מתחילת השורה?
אם אתם מעוניינים לכתוב קורות חיים או מסמכים שהטקסט בהם לא מופיע במקשה אחת אלא בעיצוב קצת יותר חופשי, כדאי לכם להכיר: אם תקליקו פעמיים על כל נקודה במסמך, הסמן יעבור לנקודה הזו, ויהיה אפשר לכתוב נקודתית שם.
העתק-הדבק: מה עושים כדי שהטקסט המודבק לא יהרוס את המסמך?
כשאתם מעתיקים משפט, ציטוט או כל דבר ממסמך אחר או מאתר, זה ישמור את העיצוב המקורי ויעביר אותו למסמך שלכם. לפעמים זה יכול לשבור את העיצוב של העמוד או לשנות לכם את כל הטקסט. לשם כך, אפשר להדביק את הטקסט "רק בצורת טקסט".
אחרי שהעתקתם, אתם יכולים להקליק במקש הימני של העכבר בעמוד שבו רוצים להדביק את הטקסט, ואז ייפתחו אפשרויות ההדבקה השונות, ותבחרו את האייקון עם האות A. כך תדביקו רק את הטקסט, והוא יותאם לעיצוב במסמך שלכם. למשתמשי Mac, עליכם ללחוץ על Paste Special ולבחור ב-Unformatted Text.
להכתיב: האם אפשר לדבר לוורד ושזה יהפוך לטקסט?
בגרסאות המקדמות יותר של וורד, תחת לשונית הבית נמצא הכלי Dictate - שמאפשר תמלול מדיבור. זה עוזר כמובן לרישום הערות בצורה מהירה או לתמלל ראיונות. ייתכן שתצטרכו לתת לוורד הרשאה לגשת למיקרופון במחשב שלכם. נמליץ לעבור על המלל שנכתב כדי לוודא שהוא מדויק, ואם צריך, להעביר את הטקסט עריכה.
חשוב לציין - תחת האייקון של גלגל השיניים, אפשר לשנות את השפה, אם תרצו לדבר בעברית, באנגלית או בכל שפה אחרת.
קיצורי מקלדת: אילו שיטות כדאי להכיר כדי לנווט בטקסט במהירות?
הטריקים שיצוינו כאן אינם בלעדיים לוורד, ואפשר להשתמש בהם בכל תוכנה ובדפדפן בהתאם לצורך. אולם משום שהעבודה בוורד כוללת טקסט, מדובר בטריקים שיכולים להיות יעילים במיוחד.
אם אתם צריכים לעבור על טקסטים רבים או לערוך מסמכים ארוך, כדאי שתכירו את האפשרות להתקדם בין המילים בלי העכבר. אם תציבו את הסמן שלכם על אחת המילים, תוכלו לעבור בין הפסקאות ובין המילים בקלות. עליכם ללחוץ על Ctrl ולהקיש על החיצים כדי לנווט בצורה הרצויה - ימינה ושמאלה כדי לעבור בין מילים במהירות, ולמעלה ולמטה כדי לעבור בין פסקאות. במקרה של Mac תוכלו לעשות זאת בעזרת לחיצה על Option ועל החיצים באותה צורה.
שימו לב: אם אתם מעוניינים לסמן חלקים משורה מסוימת, אבל לא רוצים להשתמש בעכבר, תוכלו להשתמש במקש נוסף. לחצו על Ctrl + Shift, אם תקישו ימינה ושמאלה תוכלו לסמן מילים בכל לחיצה - או למעלה ולמטה כדי לסמן פסקאות שלמות. במקרה של Mac תוכלו לעשות את זה בעזרת לחיצה על Option + Shift, ועל החיצים באותה צורה. אם תרצו לסמן שורה שלמה ישירות, תוכלו ללחוץ על Shift ועל Home או End, אם תרצו לסמן עד ההתחלה או עד הסוף בהתאמה.
טריק נוסף שכדאי להכיר הוא הזזה של פסקאות ושורות במהירות. עליכם לסמן את השורה או את הפסקה הרצויה להזזה, ואז ללחוץ על Alt + Shift בשילוב עם חיצי למעלה ולמטה, וכך השורה או הפסקה יעלו או ירדו ויתחלפו בהתאמה.
גיבוי: מה צריך להכין מראש ואיך אפשר לשחזר קובץ שלא נשמר?
אחד הדברים המלחיצים במיוחד הוא לעבוד שעות רבות על מסמך וורד חשוב, ובתום העבודה המסמך נסגר או שהמחשב קרס - והקובץ הלך לאיבוד. בוורד ראו שיש פה בעיה משמעותית לצרכנים, ולכן החליטו לפעול בכמה מישורים כדי לטפל במצוקה.
ראשית, יש מה לעשות מבעוד מועד. עליכם להיכנס להגדרות ולהפעיל את המצב "שמור מידע שחזור אוטומטי כל __ דקות", ולהכניס מספר מועדף (למשל 3 דקות). אם המצב הזה מופעל, במצב של קריסה תוכלו להיכנס ללשונית "מידע" בוורד, ותחת הכותרת "נהל את המסמך" תוכלו לשחזר או למחוק את הקבצים הרצויים.
בנוסף, שימו לב לאפשרות השנייה בהגדרות: "השאר את הגרסה האחרונה ששוחזרה באופן אוטומטי אם אסגור ללא שמירה". חשוב לוודא שגם מצב זה מופעל. ככל הנראה הוא פעיל כברירת מחדל.
אפשרות נוספת שצריך להכיר, גם היא תחת לשונית "מידע": כנסו ל"אפשרויות", ושם לחצו על לשונית "Save". תופיע שם שורה שהכותרת שלה היא "AutoRecover file location" וכתובת של תיקייה. העתיקו והדביקו אותה בשורת המצב בסייר הקבצים. מצאו את התיקייה לפי המסמך שעבדתם עליו, היכנסו אליה והעתיקו את שורת התיקייה מסייר הקבצים. כעת חזרו לוורד, לחצו "פתיחה", ובתחתית העמוד יופיע לכם "Recover Unsaved Documents" - ובחלון שייפתח תדביקו את כתובת התיקייה שהעתקתם. הקליקו את הקובץ עם הסיומת asd, וזה יכול לפתור לכם את הבעיה.
מ-PDF לוורד: איך אפשר להמיר את הקובץ בקלות?
בצורה מאוד פשוטה: אם תעשו "פתח באמצעות..." לקובץ PDF, הוא ייפתח כקובץ וורד שאפשר לערוך בקלות. שימו לב: בקבצים יותר מורכבים ומעוצבים, הטקסט עלול להתבלגן ולהיהרס, ולכן חשוב לראות שהמעבר נעשה כמו שצריך. זה דומה גם ב-Mac.
מידע נוסף: איך אפשר להשיג עוד נתונים ודאטה בלי לצאת מוורד?
הרבה פעמים, כדי להוסיף מידע שקשור לנתונים במסמך, המשתמש ייצא מוורד וייכנס לדפדפן או לכלים שהוא צריך. כדאי לדעת שמיקרוסופט מאפשרת לעשות כל מיני חיפושים בתוך וורד עצמו. אם תסמנו לדוגמה את הביטוי שאתם רוצים לקרוא עליו יותר, ותקליקו עליו בלחצן ימני, תופיע לכם אחת מבין שתי אפשרויות: "Smart Lookup" או "Search…", ואז בצד המסמך יופיעו לכם תוצאות חיפוש מגוגל או בינג.
נקודה נוספת: אם אתם יודעים שאתם צריכים תרגום נקודתי למשפט מסוים, מילה או פסקה, תוכלו לסמן אותם, להקליק עם העכבר על הלחצן הימני וללחוץ על "תרגם". גם כאן יופיע חלון בצד המסמך עם תרגום נקודתי.
פוקוס: איך אפשר למנוע הסחות דעת כדי לעבוד רצוף?
אנשים שעובדים הרבה על מסמכי וורד וצריכים לשמור על ריכוז לאורך זמן, יכולים למצוא כל הסחת דעת כבלתי נסבלת. לשם כך, בוורד מתאפשר להיכנס למצב "פוקוס". תחת לשונית "תצוגה" תוכלו להפעיל את מצב "פוקוס". בעת הקלקה "פוקוס", הרקע יוחשך, ועמודי הוורד יהיו היחידים שיישארו - כשכל תפריט האפשרויות, שורת המצב התחתונה וכל דבר נוסף שיכול להפריע - פשוט ייעלמו.
מקרה מבחן: איך אפשר לבדוק גדלים וגופנים בלי להמציא סתם שורות?
לאלה שאוהבים לעצב אחרת את מסמכי הוורד שלהם, לרוב יש שלב מהותי כדי להחליט על הפונט, על הגודל ובכלל על מאפיינים שקשורים לתצוגת הטקסט. כדי לבחון מה הכי מתאים, צריך טקסט בסיס שאפשר לבצע עליו את הניסויים. לשם כך אפשר לכתוב את המחרוזת =Lorem() וללחוץ על אנטר.
כשתעשו את זה במסמך הוורד שלכם, יופיעו תשע שורות עם משפטים שטותיים בלי הרבה משמעויות. היתרון הוא שאפשר להריץ את הניסיונות של הגדלים והפונטים כדי להגיע לתוצאה הטובה ביותר, ואז למחוק תוך שניות את הטקסט הניסיוני.