לא רק התפרצות מגפה: האם חברות בישראל ערוכות לאירועים משבשים?

מתוך אלפי חברות במדינת ישראל שאמורות להמשיך ולפעול בשעת חירום, רק כ-25 מתוכן מחזיקות בתקן הבינ"ל להמשכיות עסקית. האם מדינת ישראל הפיקה לקחים בעקבות התפרצות מגפת הקורונה בכל הקשור לניהול המשק לשעת חירום ובכל הקשור להמשכיות עסקית?

לכאורה משבר הקורונה היה אמור לנער את מקבלי ההחלטות, הן במגזר הציבורי והן במגזר הפרטי, ולגרום להם לפעול ולהכין תוכניות אופרטיביות ותוכניות מגירה למקרים בהם לא יהיה ניתן להפעיל את המשק, ברובו או בחלקו.

עם החלת ההגבלות בישראל במרץ האחרון, מפעלים ועסקים רבים עמדו בפני שוקת שבורה. רבים התמודדו בפעם הראשונה עם משבר המצריך מהם שינוי קיצוני בשגרת הפעילות שלהם. היערכות מקדימה הייתה יכולה להעניק לארגונים תשתית להמשך פעילותם, דבר שהיה מקנה להם יתרון תחרותי, שמירה על המוניטין שלהם ותזרים מזומנים שיאפשר המשך פעילות עסקית תקינה.

נוהל העבודה מרחוק, הנפוץ כל כך בימים אלה, לא תוכנן כראוי ברוב מקומות העבודה ולקח זמן יקר להפעילו. כושר ה"אלתור" של הארגונים למציאת פתרונות שונים תוך כדי ניהול המשבר הובילה אותם ללקיחת סיכונים בלא מעט תחומים, למשל בהיבטי הסייבר. חברות רבות גילו בלב המשבר כי נותרו ללא ציוד קצה חיוני משום שלא נערכו עם מלאי חירום מראש. היו מקומות עבודה שאף לא היה בידם להשיג ציוד אלמנטרי כגון נייר ודיו למדפסות, מחשבים ניידים, מצלמות אינטרנט ועוד.

מהי "המשכיות עסקית" וכיצד ניתן להיערך נכון לאירועי קיצון?

ניהול המשכיות עסקית (BCM) ותוכנית להמשכיות עסקית (BCP) הם למעשה פירוט מדויק של פעולות שעל הארגון לבצע על מנת להמשיך בפעילותו גם בשעת חירום ואירוע קיצון מכל סוג כגון: עימותים צבאיים, משבר כלכלי, שביתות, אסונות טבע, מגפות, תקיפות סייבר או משברים מקומיים כמו אירועי דליפות חומרים מסוכנים, שריפות, הצפות וכיוב'.

ההיערכות לשעת חירום במסגרת התוכנית להמשכיות עסקית כרוכה בפעילות יומיומית שחובה להטמיעה בארגון בעת השגרה כגון: יצירה ותחזוקה של מערכת גיבויים, ניהול נכון של מלאי, גיבוש צוותים שינהלו את התוכנית ויוציאו אותה לפועל בעת חירום ופעולות רבות נוספות. על העוסקים במלאכה עסקית לחקור ולהבין את האיומים, הסיכונים ונקודות הכשל להם חשוף הארגון, לגבש אסטרטגיות מענה - לכל אחד מהמשאבים הנדרשים לקיום הפעילות כגון: מבנה, ספקים, משאבי אנוש, מלאי, תשתיות וכו,

 המשכיות עסקית = אחריות ארגונית וחברתית

כאשר ארגון או חברה אינם מסוגלים לתפקד בשעת חירום או מתעכבים בהמשך הפעילות שלהם היקף הפגיעה הוא משמעותי למעגלים הקרובים והרחוקים של הארגון כגון: לקוחות ישירים ועקיפים, ספקים ושותפים האסטרטגיים, פגיעה בסביבתם הפיזית ואף במקרים מסוימים תתכן פגיעה בכלכלת המדינה. לדוגמה - כשל בפעילות חברת דלק שאמורה לשנע דלקים לכל הארץ יכול להוביל לאפקט דומינו המשפיע באופן משמעותי על פעילותם של חברות וגופי תשתית רבים, כמו גם על המשק הכלכלי, המשק הפרטי/אזרחי ועל האיזון הפיננסי במדינה.

לסיכום, תוכנית להמשכיות עסקית אינה מיועדת לחברות ספציפיות כפי שניתן לחשוב. גם חברות שירות קטנות כגון מוקדי שירות טלפוניים או חברות לתמיכה טכנית חייבות להיערך לפעילות בעת משבר, קל וחומר כאשר מדובר בגופים משמעותיים יותר. הכנת תוכנית להמשכיות עסקית אינה עניין של השקעת כסף רב. היערכות לשעת חירום אכן כרוכה בהשקעת משאבים אך בעיקר היא דורשת מחשבה ותכנון מראש.

הכותב הוא מנכ"ל המשרד להגנת העורף לשעבר. כיום הוא יועץ אסטרטגי במערך החירום של חברת "בלפור" RED ALERT