הטיפ היומי: כך תזהו בהקדם מעילה פוטנציאלית בעסק שלכם

מצב כלכלי רעוע הוא אחד הגורמים הבולטים לגידול בהיקף מעילות העובדים. זו עובדה ידועה בעולמם של מנהלי הסיכונים ומבקרי הפנים. כך למשל, על פי ניתוח שערך הארגון הבינלאומי לחקר הונאות ומעילות (ACFE), משבר הסאב-פריים גרר עליה בשיעור של 40% בגובה ההפסדים שנגרמו לארגונים ועסקים בעולם בעקבות הונאות ומעילות.

למרות זאת, סקרים שנערכו בראשית משבר הקורונה לימדו כי דווקא בתקופה זו, 90% מהארגונים - חברות פרטיות, ציבוריות, ממשלתיות - הקטינו את פעילות צוותי הביקורת שלהם.

במקביל, ככלל, נרשמת במרבית המשברים תופעה קבועה של "התעוררות מאוחרת" בקרב בעלי העסקים בנוגע למתרחש בין כתלי העסק.

"מרבית בעלי העסקים פועלים לצמצום החשיפות רק לאחר שהסוסים ברחו מהאורווה", אומר עופר אלקלעי, מומחה בזיהוי ואיתור מעילות ושותף במשרד אלקלעי ושות' - המתמחה בבקרה וניהול סיכונים. "רק לאחר שהעובד טמן את ידו עמוק לתוך כספי בית העסק ונטל כספים, תוך מעילה בוטה באמון שניתן לו".

 עופר אלקלאי / צילום: אייל טואג

לאורך השנים התפרסמו סיפורי מעילה בהיקפי עתק בישראל, שהמוכר בהם הוא סיפור המעילה של אתי אלון בבנק למסחר, שגם הוביל לקריסתו, אך אם מישהו חושב שזו תופעה שייחודית לעסקים גדולים, בנקים או חברות גדולות - כדאי לו לחשוב שוב.

לדברי אלקעי, מחקרים קובעים שהיקף המעילות ביחס להיקף פעילותם הכספית, גדול בהרבה בעסקים קטנים לעומת העסקים הגדולים. אז איך נמנעים מזה? בחברות גדולות רבות קיימים מנגנוני ביקורת והחברה משתמשת בשירותיה של חברה לבקרת מעילות, אך האם עסק קטן יכול להרשות לעצמו לשלם סכומים כסף גבוהים בשביל למנוע מעילה פוטנציאלית? לא תמיד. אז מה עושים?

עופר אלקעי מספק כמה טיפים פשוטים, שלא עולים לעסק כסף, אך יכולים לחסוך לבעליו הרבה עוגמת נפש אם הם אכן יצליחו למנוע מעילה של עובדים.

"נכון, לעסק קטן ממוצע אין את המשאבים על מנת לשכור שירותים של חברה לבקרת מעילות, אולם במקרים רבים, בשלב הראשון, גם אין צורך. מניעת מעילות בעסקים קטנים מבוססת על הגברת הבקרות ושיפור ההרתעה. ישנן לא מעט פעולות שיכול בעל העסק לבצע בעצמו שהוכיחו את עצמן כיעילות מאוד", מסביר אלקלעי.

טיפ ראשון: שימו לב לדפוס החופשות של העובד

יציאה לחופשה של עובד, או ליתר דיוק: אי יציאה לחופשה, עשויה להצביע על בעיה. "מעילות רבות מתגלות כאשר העובד המועל יוצא לחופשה. עובדים שמבצעים מעילות נוטים שללא להעדר ממקום העבודה מתוך חשש אמתי שלא יוכלו לתת הסברים לשאלות הנשאלות בעסק או לחשש שמישהו אחר יבצע פעולות בתחום פעילותם שעלול להביא לגילוי המעילה", מסביר אלקלעי.

במעילה שביצעה איתי אלון בבנק למסחר למשל, התברר כי היא אף פעם לא יצאה לחופשה ואף לא ליום מחלה אחד. מסתבר כי זה לא תמיד מעיד על חריצותו של העובד, אלא עלול להצביע על כך שיש לו מה להסתיר בנוגע לפעילותו בעסק.

טיפ שני: דאגו להפרדת תפקידים בין העובדים בעסק

במקרים רבים, בהם אותו עובד מבצע שורה של פעולות, הארגון נחשף למעילות שנובעות מריכוז הידע והמסמכים אצל אותו אדם. כשאף עין נוספת לא רואה את המסמכים הללו, אין גם בקרה על מעשיו של אותו עובד.

כך למשל, עובד שמקבל שקים מלקוחות, רושם אותם בספרים ואחראי על ההתאמה עם הלקוח. "למרות הבעייתיות, בעסקים קטנים ניתן לפתור בעיה זו ע"י שינוי הפעולות המבוצעות על ידי העובדים הקיימים והפרדת הפעולות בצורה טובה יותר בין העובדים", מסביר אלקעלי.

טיפ שלישי: בצעו ביקורות פתע

אחד מכלי הבקרה הטובים ביותר הינו ביקורת פתע על העובדים והביצועים שלהם. לדברי אלקלעי, "הביקורת צריכות להתבצע בתחומים רגישים כגון מלאיים, קופה, אמצעי תשלום וכד'.

מומלץ לבצע ספירות פתע של מלאי, בדיקת רציפות שקים וכו'. עובד היודע שבכל עת יכולה להתבצע ביקורת פתע יחשוב פעמים לפני ניצול של פרצות שלא נבדקות כלל".

טיפ רביעי: השתמשו בדוחות חכמים

כלי בקרה נוסף בעסקים קטנים כגדולים, הוא שימוש בדוחות חכמים. "לדוגמה, שקים מסדרות עתידיות, שינוים חריגים במלאי ביחס לקניות ומכירות, חוסר רציפות במספרי שקים, גידול בשקים ביחס למחזור, קיום שקים במערכת על שם עובדים בעסק, ירידה בתקבולים במזומן ועוד יכולים להתקבל בקלות על ידי המנהלים ולסייע באיתור מעילות", מסביר אלקלעי.

לדבריו, "עסקים קטנים נוטים פחות להיעזר בכלים אלו אשר יכולים לסייע רבות לכל מנהל בעסק. קיימים כיום מומחים רבים אשר מסייעים לארגונים להפיק דוחות כאמור בעלות נמוכה ובתמורה גבוהה לעסק".

טיפ חמישי: בצעו רוטציה בין בעלי התפקידים בארגון

בדומה להפרדת תפקידים גם רוטציה יכולה להיות בעייתית בעסקים קטנים, שכן עובד שהוכשר לתפקיד מסוים בעסק לא תמיד יכול למלא תפקיד אחר. עם זאת, במקרים שניתן לעשות זאת, מומלץ להשתמש בכלי זה.

"בקרה זו חשובה לכל עסק, ובנוסף האפשרות להעסיק שני עובדים באותו תפקיד מסיעת במצבי חירום ומעלה את הרמה המקצועית של העובדים באמצעות הרחבת ההבנה שלהם את העסק", מסביר אלקלעי.