הפתרון לכאב הראש של כל מנהל: כך עושים משוב אפקטיבי לעובדים

מנהלים ברחבי העולם יודעים שעבודה לפי החוזקות של כל עובד תאיץ את הצמיחה האישית והארגונית כאחד. אבל קל יותר לומר מאשר לעשות. זיהוי חוזקות, שלנו או של כל אחד אחר, יכול להיות תהליך מאוד מסובך. ב־Disruption Advisors, חברת פיתוח הכישרונות שהקמנו, אימצנו גישה פשוטה לזיהוי החוזקות של העובדים. זו אסטרטגיה יעילה במיוחד למנהיגים ומנהלים ששואפים להעצים את העובדים שלהם, ולהצמיח את הארגון.

לכל משתתף, בין אם הוא המנכ"ל או העובד הזוטר החדש ביותר, מקבל את אותה המשימה לבצע: לכתוב הערת הערכה לכל אחד מחברי הצוות בשבועיים הקרובים. כדי לאפשר מעקב אחר הערות, אנחנו מציעים להם גם לכתב את ראש הצוות וכן מישהו נוסף בחברה.

מכתב ההערכה לא צריך להיות עוד מכתב גנרי והמוכר שרבים מקבלים פעם בכמה זמן. בכנות, מדובר באותו טקסט שנכתב מאות פעמים. אלא שעל המחבר להציע דוגמאות מהעולם האמיתי המסבירות בבירור את התכונה או הפעולה המוערכת ומדוע היא כזו.

  

למשל, הנה מכתב הערכה אמיתי שנכתב לעובד: "אני מעריך ומוקיר את נקודת המבט הייחודית שלך בכל פעם שאנו עומדים בפני החלטות קשות ומורכבות בעבודת הצוות שלנו. אתה מביא פרגמטיות לשיחות שלנו, מה שמעביר אותנו מתיאוריה לפעולה. אתה שוקל אם זה הדבר הנכון עבורנו לעשות, מה שעוזר לנו ליישם טוב יותר את הערכים שלנו. אתה רואה את כל המצבים באמפתיה, ועוזר לנו לקבל החלטות אכפתיות יותר. אתה מביא חשיבה צוותית להחלטות, מפשיל שרוולים כדי לעזור למי שצריך את העזרה, ומעורר השראה לאחרים להצטרף. אתה עוזר לנו לקבל החלטות כצוות".

המשוב לפעילות זו היה חיובי למדי. אנשים רבים שקראו אותו - דמעו. מדוע הבעת הערכה כה משפיעה?

הן עוזרות לאנשים לראות את החוזקות שלהם

אנשים רבים לא מכירים בחוזקות וביתרונות שלהם, וממעיטים בערכם. אפשר אף להגיד שחלקם אפילו "עיוורים" ליתרונות שלהם. הם אפילו מזלזלים בעצמם ובכישרונות שלהם.

אבל הפתרון לבעיה זו הוא די פשוט: כשמציגים בפניהם את היתרונות שלהם, קל יותר לאותם עובדים להכיר בחוזקות של עצמם. כך, הם מצליחים גם להבין שהחוזקות הללו חשובות לצוות שלהם.

בנוסף, כשמנהלים עושים זאת, הם יכולים לכתב את ראש הצוות בדוא"ל במכתב ההערכה שנשלח לעובד. כך הוא יכול לזהות נושאים משותפים, ולהצביע טוב יותר על נקודות החוזק של אותו עובד ספציפי.

הן ממקדות את האנשים במה שעובד טוב

הנושא שבו אנחנו ממקדים את תשומת הלב שלנו הוא חשוב. מחקרים בתחום מדעי מוח תומכים בכך, כפי וויטני ג'ונסון כתבה בספרה האחרון, "צמיחה חכמה". למוח של בני האדם יש מנגנון סינון מפואר, המארגן מיליוני פיסות נתונים באמצעות תהליך הנקרא מערכת ההפעלה הרשתית (RAS). אנשים יוצרים את המסנן הזה בעצמם במידה רבה (בין אם במודע או בתת מודע) באמצעות מתן הנחיות למוח שלהם במה להתמקד. ממש כמו בפרסומות ברשתות החברתיות ובאינטרנט בכלל - כל מה שהם ישימו לב אליו, יקפוץ להם מיד במחשבות.

לבסוף, אם אנשים יתמקדו במה שלא עובד, המוח שלהם ילמד לחפש עוד ממה שלא עובד. אבל אם המוח שלהם יתמקד במה שכן עובד, הם יחשבו יותר על מה שעובד טוב. כשהם מציגים לחברי הצוות את היתרונות שלהם, הם מודעים יותר ליתרונות ולחוזקות שלהם.

הן מזכירות לאנשים שהם חשובים

עבודה יכולה להיות מאוד טקטית, ובדרך כלל זה קל יותר להתמקד ברשימת המטלות מאשר בחברי הצוות. כשאנשים כותבים מכתבי הערכה, הם מאותתים לעמיתם - "אני רואה אותך, אני מעריך את העבודה שאתה עושה". זה לא רק מעניק להם תוקף, אלא גם מזכיר להם שהם שיש להם ערך חשוב.

אם אנשים חושב שזה נשמע טיפשי, הם לא לבד. הנטייה האנושית של בני האדם היא לחשוב על מבקרים כאנשים בעלי אבחנה חדה יותר, ועל מי שנותנים שבחים כאנשים פחות מתוחכמים.

רובנו רוצים שיראו אותנו כמתוחכמים ובעלי אבחנה. הבעת הערכה הופכת אפוא להרבה יותר מכתיבת מכתב. זהו תרגיל מנטלי שלם שבונה נתיבים עצביים חדשים כדי להדוף את הביקורת על פני שבחים. בפרפרזה על הסופרת האמריקאית, גרטשן רובין, נכתב: "התלהבות מעמית מחייבת אומץ חברתי. זה מעשה של ענווה". זה אולי קשה, אבל ענווה והתלהבות מהקולגות משפרים אינטראקציות אנושיות.

"תשומת לב חיובית חזקה פי 30 מתשומת לב שלילית", שכתבו הסופרים מרקוס בקינגהאם ואשלי גודאול. "אנשים לא צריכים משוב. הם צריכים לקבל תשומת לב בזכות מה שהם עושים הכי טוב. התמקדות בחוזקות מגבירה את הביצועים. זה מה שיוצר צמיחה בארגון".

אם מנהיגים רוצים להאיץ את הצמיחה של הצוות שלהם, הם יצטרכו לשחק לפי החוזקות של היחידים ושל הקולקטיב. זה מתחיל בלדעת לא רק את החוזקות של עצמם, אלא גם את החוזקות של כל אחד ואחד בצוות שלהם. וכפי שהצגנו, זה יכול להתחיל במכתב הערכה פשוט ושקול.

© Harvard Business School Publishing Corp