הקיר הבלתי נראה של המשרד הפתוח

לעובדי הידע של העשורים האחרונים יש דרישות משתנות מסביבת העבודה. הם צריכים גם להתרכז וגם להתאוורר. מבקשים שיהיה להם זמן, מקום ושקט לעבוד לבד אבל גם כזה שיאפשר להם להיפגש, לשוחח, לשתף פעולה. כדי לאפשר את כל אלה השתנו בשנים האחרונות כמה פעמים פני המשרד הפיזי. תחילה נפתחו דלתות המשרדים ונבנו קומות שלמות של קוביות. בהמשך הוסרו הקוביות ונוצרו חללי עבודה פתוחים, עם שולחנות ארוכים מחדר האוכל של הקיבוץ, פינות ישיבה וחדרים שקופים לשיחה פרטית.

קירות ודלתות נתפסו כמגבלות ביצירת קשר ושיח והמחשבה הייתה שאם רק נושיב אנשים מקבוצות שונות ודרגים שונים יחד, הם ישתפו פעולה ויעלו רעיונות שוברי מסגרות.

הסופר ג'ון לה לארה כתב שהשולחן הוא מקום מסוכן לראות ממנו את העולם, ואכן בתהליך הזה התרחקנו מהשולחן המשרדי הקלאסי. השאלה המעניינת היא אם יש סימנים לכך שהורדת החסמים הפיזיים בארכיטקטורת המשרדים הפתוחה שינתה את דפוסי ההתנהלות של אנשים במרחב באופן התואם את מה שאנחנו רוצים שיקרה. האם אנשים באמת עובדים יותר יחד, יותר פרודוקטיביים, יותר אפקטיביים? מהי סביבת העבודה המיטבית בתעשיות הידע המתרחבות?

מה שהחיישנים חושפים

כניסתם של הסנסורים לחיינו מאפשרת לנו לבחון מה שאי-אפשר היה בעבר. סנסורים בכיסאות יכולים למדוד כמה זמן אנחנו יושבים ליד השולחן, וחיישנים ברצפה מודדים איך אנחנו נעים במרחב. אלה שבטלפונים הניידים או בתג העובד מתעדים איפה אנחנו נמצאים ועם מי. סנסורים שמקשיבים לקול יודעים לנתח איך אנחנו מדברים ומגיבים ואלה שבמצלמות יכולים לנתח את הבעות הפנים שלנו. אנחנו משאירים עקבות דיגיטליים בכל פגישה, מייל, גלישה, שיחה ואפליקציה, וגם תנועה במרחב. זה אולי מטריד אתכם קצת או הרבה, אבל כנראה תתרגלו לכך מהר כשתתחילו לקבל מזה ערך: סביבת עבודה שתתאים את עצמה למה להעדפותיכם גם בלי שתבקשו ותדע אפילו להפגיש אתכם עם האנשים הנכונים במקומות הנכונים בתנאים הנכונים.

מחקר מ-2018 שנעשה בהרווארד נעזר בסנסורים לבישים כדי לבחון את ההשפעה של המשרדים הפתוחים על התנהלות העובדים. המחקר בחן שני מקרים שבהם מטות של ארגונים עברו ממשרדים סגורים למבנה של משרד פתוח ומצא באופן מפתיע שעבודה בשטחים פתוחים דווקא צמצמה את זמני המפגש פנים אל פנים ב- 70% כמעט והעלתה את השימוש בכלי התקשורת הדיגיטליים בכ-50%.

התברר שכאשר אנשים רוצים להימנע משיתוף-פעולה, יש להם מגוון דרכים לעשות זאת, כולל הימנעות מקשר עין, הנחת אוזניות והתעלמות מניידים ואפליקציות. לא נדיר היום לפגוש, במיוחד בקרב הדור הצעיר, אנשים שהניידים שלהם במצב Do Not Disturb. כלים מתפתחים כל הזמן כדי לאפשר סינון של הפרעות לא רצויות.

פילוסוף צרפתי מהמאה ה-18, בשם דניס דידרו, קרא לזה "הקיר הרביעי", זה שמפריד בין השחקנים על הבמה לבין הקהל, בין שחקן הכדור-סל הקולע לסל לבין הרעשים. זה הקיר שיוצר עבורנו את האינטימיות שאנחנו זקוקים לה. ככל שהקהל והרעשים מסביב גדולים יותר וחזקים יותר, כך הוא חשוב יותר.

החוקרים מהרווארד טענו שאנשים בשטחי עבודה פתוחים מוצאים דרכים לייצר לעצמם את הקיר הרביעי, והאנשים שסביבם לומדים לכבד אותו. לכן כשרואים מישהו מרוכז לא מפריעים לו, ואם בכל זאת הפרעתם וקיבלתם מבט כעוס, לא תעשו את זה שוב. נוצר תהליך חברתי תרבותי של קירות בלתי נראים במקומות שאין בהם מספיק קירות פיזיים.

עקומת אלן נכונה מתמיד

במיקרוסופט בחנו אילו גורמים בסביבת העבודה משפיעים על פרודוקטיביות ועל שביעות רצון בעולם של מהנדסי תוכנה. המסקנה המעניינת שעלתה מהמחקר של החברה הייתה שאין דרך אחת לגרום לאנשים להיות יותר יעילים, אבל כנראה תפוקת העבודה הנתפסת של מהנדסי תוכנה גבוהה יותר בעבודה בחדר פרטי ביחס לעבודה בחללים פתוחים.  

עוד עלה בבירור שיש מתח מובנה בין יעילות אישית ליעילות צוותית, ולפעמים מה שהכי טוב ליעילות שלי לא יעיל עבור הצוות. לדוגמה, אנשים לא אוהבים שמפריעים להם, וזה מצד אחד מרמז שכדאי ליצור סביבה סגורה שבה ניתן לעבוד ללא הפרעות, אבל מצד אחר ייתכן שאותה סביבה סגורה תחסום את הגישה של מישהו שצריך עזרה ולא יוכל להתקדם בלעדיה.

תפקידים כמו מפתחי תוכנה השתנו באופן מהותי בעשור האחרון. לארכיטקטורה הפיזית של מקומות העבודה נוספה בעשורים האחרונים ארכיטקטורה דיגיטלית שמקיפה אותנו כעובדים אבל גם כצוותים וכארגון. צוותים רבים עובדים באופן גלובלי ונעזרים בכלים שיתופיים רבים - יותר מ-11 סוגים שונים של כלי תקשורת בממוצע. זאת בהשוואה לשיחות טלפון ולפגישות שהיו שתי צורות התקשורת המקובלות בעבר.

אם אפשר לעבוד, לתקשר ולהיפגש באופן דיגיטלי, האם ייתכן שאין משמעות לקרבה הפיזית במשרד הפיזי? ב-1977 הראה פרופ' תומאס אלן מ-MIT את הקשר בין מרחק פיזי לתקשורת, במה שמוכר היום כ"עקומת אלן" (The Allen Curve). אלן טען שהסיכוי שנתקשר עם אדם היושב במרחק שני מטרים מאיתנו גבוה פי ארבעה מהסיכוי שנתקשר עם אדם היושב במרחק 20 מטר מאיתנו. מחקר נוסף שנעשה ב-MIT טוען שהעקומה נכונה היום יותר מתמיד, למרות כל הכלים שמקצרים את דרכי התקשורת בינינו. המחקר מצא שמהנדסים שיש להם משרד יתקשרו באמצעות כלים דיגיטליים כ-20% יותר ממהנדסים שעובדים מרחוק, ועובדים שנמצאים באותו בניין משרדים ישלחו מיילים פי ארבעה משישלחו לעובדים במקומות פיזיים אחרים.

לכן השאלה כיום איננה אם צריך לוותר על שטח העבודה הפתוח לטובת חזרה אל המשרדים הפרטיים של פעם. גם כאן הטכנולוגיה כנראה תבוא לעזרתנו, ובמשרד העתידי נראה כנראה גם חדרים פרטיים וגם שטחים פתוחים מסוגים שונים. אבל כשמבינים שהחדר הפרטי אינו המקום האחד שבו אנשים עובדים, אפשר להיפרד מתפיסות הנוגעות לגודלו ולשאר סמלי הסטטוס שהוא הביא איתו בעבר ולספק רק את מה שצריך לעבודה שקטה בריכוז גבוה. בניין חכם עם סנסורים יידע להפנות אנשים לחללים הנכונים בזמן הנכון, בהתאם להעדפות אישיות, ולנהל בכך מספר חדרים קטן ממספר העובדים. שני הגורמים האלה יחד - צמצום שטחי המשרד למינימום הנדרש והפחתת מספר המשרדים על פי נתוני ניצול, יעזרו לארגונים להביא למינימום את שטחי החדרים ויאפשרו הקצאת שטחים נרחבים לסוגים אחרים של חללים, כולל חללי מפגש ורגיעה.

השאלה איך נראית הסביבה הפיזית שמאפשרת לנו בכל רגע נתון לעשות את מה שאנחנו צריכים, באופן מיטבי, היא שאלה מעניינת לשנים הקרובות - גם מבחינת הארכיטקטורה וגם מבחינת הכלים שישלימו אותה.

הכותבת היא יועצת, מרצה ובלוגרית בעולם העבודה העתידי niritcohen.com