כל מה שאפשר ללמוד מחברות גדולות במשק על עבודה מהבית

משבר הקורונה טילטל את שוק העבודה העולמי: לא רק פיטורים המוניים וקפיצה מבהילה בשיעורי האבטלה אלא שינויים גם באופני העבודה בתחומים רבים ובעיקר בעבודה מחוץ למשרד, או ליתר דיוק מעבר לעבודה מהבית.

בשנים האחרונות ניסו חברות שונות להנהיג עבודה חלקית מהבית, במסגרת הצורך לייצר איזון בין בית לעבודה, בעיקר בעקבות דרישה מעובדים בני דור ה-Y, וכן בגלל בזבוז הזמן והזיהום הסביבתי שגורמים הפקקים. אלא שברוב החברות המהלך לא יצא לדרך, בעיקר בגלל חשש מפגיעה בפרודוקטיביות, חוסר אמון כלפי העובדים וגם חשש משינויים של העובדים עצמם. והנה במהלך החודשים האחרונים, התנהל "הניסוי הגדול" של העבודה מהבית בכל המשק ואפילו חברות גדולות ומסורתיות כמו בנקים, גילו לפתע שהשד לא נורא כל כך. מה למדו החברות מתקופת ההסגר בבתי ומה הן יקחו איתן הלאה?

 העבודה מהבית חוסכת כסף לאתר

"מה זה יעשה לתרבות הארגונית"

בבנק לאומי מנסים בשנים האחרונות להנהיג עבודה גמישה עבור העובדים. טרום הקורונה ההתגמשות התמצתה בכך שבמקום לעבוד משמונה עד ארבע, אפשרו לעובדים להתחיל לעבוד בשבע עד שלוש או תשע-חמש. שלב מתקדם יותר היה האפשרות לאפשר לעובדים שגרים רחוק ממקום העבודה למצוא פינה בסניף של הבנק ליד מקום המגורים וכך לחסוך את הנסיעה.

"אמרנו לעצמנו שעד סוף 2020 נציג איזו תוכנית לעבודה חלקית מהבית", מספרת הילה ערן-זיק, סמנכ"לית משאבי אנוש בלאומי. "היו לזה אתגרים טכנולוגיים, לא היינו בטוחים שהעובדים ירצו, חשבנו על איך מסנכרנים את העבודה ומה זה יעשה לתרבות הארגונית. ואז באה הקורונה וטרפה את הקלפים, כמו במכונת זמן. נכנסנו אליה כשלא היה לנו ניסיון של עבודה מהבית. בתקופה של חודש וחצי עברנו מזה שרק לחלק קטן מהאנשים, בעיקר בתפקידי מטה, הייתה יכולת עבודה מהבית, לנקודת השיא ש-40% מתוך 8,000 העובדים עבדו מהבית".

מה הפתיע אותך?

"זיהינו רצון וצורך לשמר את העבודה מהבית גם בשגרה. אם חשבנו לפני הקורונה שאנחנו צריכים להציע את זה למילניאלס, ראינו שעובדים מכל שכבות הגיל רוצים לשלב עבודה מהבית. היום התשובה מאוד ברורה. העובדים ממש רוצים את זה ולכן אנחנו בשלבים של גיבוש של עבודת מטה של להישאר עם מודל חלקי של עבודה מהבית. מסתכלים על כל מיני מודלים ולפחות יום בשבוע".

גם בבנק הפועלים נאלצו לשנות את שגרת העבודה. לדברי רינת דביר, סגנית מנהלת מחלקת ניהול משאבי אנוש בבנק הפועלים, במהלך המשבר הם אפשרו לעובדים לעבוד בשעות שונות, במספר משמרות ולא קיימו ישיבות לפני עשר בבוקר. כל ישיבה קוצרה משעה לחצי שעה ולדבריה הישיבות היו הרבה יותר יעילות וממוקדות. גם בהפועלים מדברים על מתחמי עבודה גמישים - עבודה בסניף ליד הבית במקום לנסוע למשרד ושוקלים להפוך את זה לעניין של קבע. "יש החלטה ארגונית שכל עובד יוכל לעבוד יום אחד בשבוע. יש יחידות שעובדות כל השבוע מהבית. במהלך הקורונה אנחנו רואים שהפרודוקטיביות, הפרואקטיביות והמוטיבציה עלו, התפוקות עלו וגם האחריות של העובד עלתה. מי שיזם את הסנכרון ועבודת צוות מרחוק היו העובדים".

למה חיכיתם לקורונה?

"דיברנו על זה הרבה מאוד זמן, אבל בבנק הכול היה מאוד בירוקרטי ותמיד הלכנו על המאה אחוז. הקורונה אמרה בוא נלך על מה שיש ונקצר תהליכים. לא היינו ערוכים לזה מראש, אבל בזמן אפס העובדים עברו לעבוד מהבית. ההחלטות התקבלו מעכשיו לעכשיו".

לשכור טאלנטים מכל מקום בעולם

לדברי מלי אלקובי, יועצת לארגונים בתחום חוויית עובד ואיזון בין עבודה וחיים פרטיים, העבודה מהבית, במיוחד אם היא נעשית רק מהבית ולא באמצעות מודל היברידי כלשהו, אינה נטולת חסרונות: קשה לנטר אותה, יש הרבה הסחה מהבית והיא נעדרת קשרים חברתיים שהוכחו כקשורים לפרודוקטיביות. גם הריחוק מפוליטיקה ארגונית מעורר חשש בקרב עובדים.

אלא שלצד החסרונות, יש גם הרבה יתרונות: לפי מחקרים שנעשו לאורך השנים, התועלות בעבודה מהבית עבור המעסיקים היא עלייה בפרודוקטיביות שנעה בין 13%-30%, ירידה בהיעדרות של עד 60% - שהורגשה מאוד בזמן הקורונה, ירידה של כ-50% בתחלופת עובדים, וירידה בעלויות המשרד, שמוערכות במחקרים בעולם בעד 10,000 דולר לשנה לעובד. עבור העובדים מדובר בחיסכון של 2,000-7,000 דולר לשנה על נסיעות, ביגוד והחזרי מס על הוצאות המשרד - זאת כמובן בהנחה שעובדים רק מהבית.

האפשרות לעבוד מהבית מאפשרת גם לשכור טאלנטים מכל מקום בעולם וכך לשפר את הגיוון בארגון, יעד שחברות רבות מציבות לעצמן בשנים האחרונות.

לדברי סיגל סרור, סמנכ"לית משאבי אנוש של קלטורה, המייצרת פלטפורמה לניהול באמצעות וידאו, "נראה שהעולם הולך לכיוון של עבודה מהבית. לא תהיה אפשרות להתחרות בשוק על טאלנט אם לא נאפשר עבודה מהבית. מבחינתי המערכה, אם הייתה כזו, הוכרעה כבר. ברגע שארגונים יתחילו לאמץ עבודה מהבית, העובדים ישאלו אותנו אם יש להם אפשרות לעבוד מהבית. לחברה מתלבטת אין מה להתלבט. כל העולם יעבור לעבודה היברידית (חלק מהבית, חלק מהמשרד). העניין הזה יכתיב גם ראיונות עבודה: הארגון ישאל את העובד האם יש לו פינת עבודה, האם יש לו ניסיון בעבודה מהבית, האם הוא רגיל לכלים של עבודה מהבית. אם בעבר העובד היה שואל אותי אם נותנים לי רכב ליסינג, היום השאלה האם יש לכם מדיניות של עבודה מהבית. כל החברות ייאלצו להתיישר לפי האפשרות של העבודה מהבית כי לא יהיה ארגון שיכול לקלוט עובדים, אם ישיב בשלילה על השאלה הזו של מועמד".

המסקנות של סרור מתבססות גם על הניסיון של החברה ולקוחותיה אבל גם על סקר מנהלים גלובלי שערכה כדי לגבש מדיניות עבודה מהבית, שבעקבותיו ייערך סקר זהה לעובדים. לפי הסקר, 94.5% מהמנהלים סבורים שהעבודה מהבית בזמן הקורונה הייתה אפקטיבית, 84% סבורים שהיא תהיה אפקטיבית גם אחרי הקורונה, ו-88% ענו בחיוב לשאלה האם הם ממליצים על עבודה היברידית מהבית באופן קבוע.

גם חברת לייבפרסון ערכה סקר מדגמי בישראל, באירופה ובארה"ב על נושא העבודה מהבית. בין הישראלים, 62% הרגישו שהיו פרודוקטיביים מהבית, 41% אמרו שהיו רוצים שגם בחזרה לשגרה תתאפשר עבודה מהבית ו-20% אמרו שהיו "מאוד רוצים" בזה.

מרבית החברות שעימן דיברנו עדיין לא החליטו על מודל העבודה שבו יבחרו. לפני הקורונה מרבית החברות שהנהיגו עבודה מהבית עשו זאת יום בשבוע. אמדוקס, למשל, שהטמיעה יום אחד של עבודה מהבית בכל החברה, מה שאיפשר לה לגלוש בקלות אל תוך תקופת הקורונה ולנצל אותה להטמעת כלים נוספים.

בצ'ק פוינט, נכון לעכשיו, מגיעים למשרדים בימים אלה 20%-25% מהעובדים, מבחירתם החופשית. זה שינוי מאוד גדול ביחס למה שהיה נהוג בעבר. החברה עורכת הרבה סקרים ושולחנות עגולים עם העובדים כדי להחליט מהי המדיניות הנכונה. בחברת לייטריקס, שמפתחת מוצרים לעריכת תמונה ווידאו, שפועלת מכפר ההייטק של האוניברסיטה העברית, 65% מהעובדים גרים באזור ירושלים ו-30% גרים במרכז. כל מי שגר באזור המרכז יכול לבחור יום עבודה בשבוע מהבית. לדברי נטע מגן, אחראית מיתוג מעסיק בחברה, כרגע רוב העובדים ממשיכים עדיין לעבוד מהבית, ובהמשך, בטווח הקצר, החשיבה מתמקדת במודל היברידי שבמסגרתו הצוותים השונים יוכלו להחליט בעצמם כיצד לנהוג וכיצד לשלב עבודה מהבית ומהמשרד. לאחר מכן, תיקבע מדיניות מוסדרת אף יותר לטווח ארוך.

בסייבריזן לא יחזרו לשגרה הקודמת. אם בעבר הותרה עבודה מהבית באופן פרטני, הרי שהתקופה האחרונה לימדה שאפשר לעבוד מהבית באופן אפקטיבי תוך שביעות רצון גבוהה של העובדים. גם בסייבריזן "בוחנים כעת מבנה היברידי, שבו העבודה מרחוק תהיה חלק אינטגרלי משבוע העבודה. ייתכן ונחליט על ימים קבועים בהם כולם עובדים מהבית, או אולי על יום אחד משותף לכל צוות, אנחנו עדיין שוקלים את החלופות. החשיבה בנושא ומציאת המודל הנכון נעשית בשיתוף עם העובדים".

בחברת Gett הוחלט על יישום נרחב של מודל העבודה מהבית עד לסוף יולי והוחל בבחינת יישום חלקי של מודל העבודה מרחוק גם בשגרה - בזכות הפרודוקטיביות, האפקטיביות והמחוברות, מציינים בחברה.

בסייברארק אומרים שהמשבר לימד אותם כי אפשר לשלב מידה מסוימת של עבודה מהבית, ובוויקס חוזרים לשגרה לפי ההנחיות ולא שוקלים את שינוי מודל העבודה.

לדברי רונן סמואל, מנכ"ל קורנית דיגיטל: "משבר הקורונה והאילוצים שנכפו על כולנו היו פיילוט מצוין לשיטות עבודה אחרות ויצירתיות ששקלנו לאמץ לאורך השנים. כולם מתרכזים בנושא העבודה מהבית בכלליות, אך יש עוד הרבה נושאים שקשורים לשירות, תמיכה, ומכירה בצורה וירטואלית ללא קשר למיקום הצוות. אני מאמין שבקרוב נסכם את כל מה שלמדנו בחודשים האחרונים על שיטות העבודה הקיימות שלנו ונקבל החלטות".

חברות מעטות יחסית עובדות רוב הזמן מהבית. למשל בריקס תוכנה בע"מ, המספקת שירותים טכניים לקרוסריבר בנק בניו ג'רזי, פועלת מהר חוצבים בירושלים ו-70 עובדיה מפוזרים בכל רחבי הארץ. המנכ"ל משה-צבי וידר, גר במעלות. החברה "מכריחה" את העובדים להגיע רק פעם בחודש למשרד למפגש ובכל יום נתון כרבע מהעובדים מגיעים למשרד. באחרונה נתנה החברה הזדמנות פעמיים לעובדים להגיע לעבוד מהמשרד והביקוש היה נמוך. וידר מאמין כי עבודה מהבית היא "פלוס" משמעותי לתפוקה, בזכות החיסכון בזמן ההגעה וגם בגלל שהעובדים מתחילים לעבוד מוקדם יותר, ברגע שהילדים יוצאים מהבית.

"להתנגש אחד בשני כדי ליצור יצירתיות"

בסקר המנהלים שערכה קלטורה ענו 3% כי יעדיפו מדיניות של יום אחד מהבית, 24% ענו שיעדיפו יומיים מהבית ו-26% - שלושה ימים מהבית. 41% אמרו שהם מעדיפים שכל אחד יבחר כמה ימים לעבודה מהבית.

סקר של גאלופ מ-2017 על מצב שוק העבודה האמריקאי מצא שהעובדים שהיו ברמת המחויבות והמחוברות הגבוהה ביותר למקום העבודה היו אלה שעבדו שניים עד ארבעה ימי עבודה מהבית, לעומת אלה שעבדו יום אחד או חמישה.

מחקר שנעשה בארה"ב אחרי הקורונה מצא ש-%80%-90% מהעובדים היו רוצים לעבוד מהבית במשרה היברידית, ומחקר של Gartner אחרי הקורונה מצא ש-74% מסמנכ"לי הכספים מתכננים להטמיע מדיניות קבועה של עובדים לעבוד מהבית.

אלקובי ממליצה לאלה שבוחרים יום אחד של עבודה מהבית על יום ראשון. "בחירה ביום ראשון מפחיתה את הסיכוי לעבוד בסוף השבוע וביום ראשון יש הכי הרבה מרץ, לעומת חמישי שבו העובדים כל הזמן חושבים על המשימות שמחכות להם". היום הזה צריך להיות מוקדש למשימות שנדחו ומשימות שמצריכות ריכוז גבוה יותר. "הטעות הגדולה ביותר היא לקחת את המודל של יום משרדים קלאסי עם ישיבות ולהעתיק אותו לימים מהבית", היא מוסיפה.

מתי מגיעים למשרד? ביום חמישי. יום הפגישות פנים אל פנים וזה יום שצריך להיות בו גם את האלמנט החברתי. "חברת סטארטאפ.קום גילתה שהפרודוקטיביות בסוף השבוע מאוד נמוכה, וביום חמישי מהבית היום יהיה מאוד קצר, כי הראש של העובדים כבר בסופר ובבילויים. אם עבדתי ביום ראשון וביום שלישי מהבית, ואת הסופר עשיתי כבר ביום שלישי, אני מגיעה עם אנרגיה".

אלקובי גם ממליצה לקבוע כמה ימים בשבוע שהם "ימי חובה". היא קוראת להם "ימי התנגשות". "אנחנו צריכים להתנגש אחד בשני כדי ליצור יצירתיות ופרודוקטיביות. מחקר שנעשה בהרווארד וספר כמה פעמים ביום אנשים קמים מהכיסא, מצא כי האנשים שקמים הכי הרבה ופוגשים הכי הרבה אנשים, הם הכי פרודוקטיביים. לכן אני מאוד נגד עבודה מהבית כל יום. זה צריך להיות נדיר ורק אם מדובר בטאלנטים חד פעמיים".

לתאם מראש את ההגעה למשרד

בעבודה מהבית, גם חלקית, יש מגוון אתגרים: החל מחסרונה של סביבת עבודה נוחה, היעדר מגע חברתית עם עובדים אחרים ועד לשגרת עבודה לא מוכרות.

 חגית מלול / צילום: ענבל מרמרי

בלייבפרסון מתחילים בימים אלה פיילוט בנושא העבודה מהבית, כדי לייצר לעובדים את סביבת העבודה המיטבית בביתם. לדברי חגית מלול, ראש מטה וסמנכ"ל אופרציה בלייבפרסון, "נציע לעובדים מעטפת שלמה של תמיכה בעבודה הביתית. כך בנוסף לתקציב של כ-300 דולר שקיבל כל עובד לשדרוג עמדת העבודה הביתית שלו, נאפשר לכל עובד להתאים את המרחב הביתי שלו לעבודה מהבית, מהתאמת התאורה שתסייע ותקל על שיחות הווידאו התדירות, צביעת הקירות כדי לייצר רקע נעים בשיחות הזום, אספקת כיסא ארגונומי, ציוד טכני מתקדם ועוד".

חברות נוספות הציעו במהלך הקורונה לעובדים לקחת את הציוד המשרדי הביתה או נתנו תקציב אחר. כך למשל חברת בריקס נתנה לעובדים מענק חד פעמי של 2,000 שקל שיוכלו להשתמש בו לרכישת כיסא נוח או לכל מטרה אחרת, אפילו לקנות צעצועים לילדים. לייטריקס שלחה לעובדים הביתה, מחשבים, לפטופים, כיסאות ושולחנות משרדיים. מעבר לציוד משרדי, המשרד צריך לבחון האם הוא צריך לבטח את העובד בבית מפני תאונות ואיך דואגים לתחומים של ביטחון מידע.

בסקר המנהלים שלה בדקה קלטורה גם את הנכונות של העובדים לשינוי המודל המשרדי. 78% ענו שהם מבינים שאם החברה תעבור ליומיים עבודה מהבית לפחות לא יהיה להם משרד קבוע.

איך המשרד ייראה? לדברי סרור יהיו עמדות של "כיסא חם", עמדה גנרית שתוכל להתאים לכל סוגי המחשבים, ואפליקציה שתאפשר לתאם מראש את ההגעה למשרד ותאפשר גם לבחור באיזו קומה אתה רוצה לעבוד או ליד מי אתה רוצה לשבת".

סרור מעריכה שחברות ייפרדו מ-20%-30% משטחי המשרדים שלהן. המשרדים שיישארו יכללו חדרים קטנים ואטומים שיאפשרו קיום שיחות וידאו עם מצלמה גדולה ותאורה ואקוסטיקה מתאימות".

אלכס פרוטאס, מנכ"ל קבוצת יוניטסק שמספקת שירותי מחשוב לארגונים גדולים, מעריך שהחברה תקטין ב-60% את שטח המשרדים שלה. עד היום החזיקה החברה 1,600 מ"ר, תחילה בווי וורק ואחר כך במתחמי regus. "נצטרך 500 מ"ר כדי לדאוג לפגישת מינגלינג אחת לשבוע אבל הניסיון הזה הוכיח לנו שאפשר לעבוד מהבית".

השינויים שהעבודה תחולל בארגונים יהיו לא רק פיזיים אלא גם פסיכולוגיים. השינוי המרכזי יהיה העברת האחריות לעובדים. החברה תצטרך לקבוע האם ההחלטה על מספר ימי העבודה מהבית תבוא מלמעלה או תהיה אוטונומיה לעובדים ואיך ייעשה המעקב במדדים כמו תפוקה וצמיחה.

"קודם כול צריך לתת אמון וכדי לבנות את האמון, צריך לבנות תהליכי עבודה תומכים", מסבירה אלקובי, "צריכים לעבור למדידת תפוקה לפי יעדים ולא לפי שעות. אם אתה כל הזמן בודק כמה שעות עבד העובד, אין לך סיכוי לעשות את זה נכון. הקורונה הציפה במקומות עבודה לאילו עובדים חסרים כלים של ניהול זמן ושל יכולת להיות אוטונומי. בקורונה הרגשת הרבה יותר חזק את המשמעות של עובד תלותי או לא מתפקד. אולי זה יוביל את החברה להיפרד מעובדים, בעיקר בארגונים 'שמנמנים'".

הילה ערן-זיק מלאומי מספרת מה למדה על עבודה מהבית במהלך הסגר. "למדנו לבצע שגרות של עבודה מרחוק. בנינו ערכה למנהלים להתמודדות עם אתגרים ניהוליים, איך לנהל מפגשים וירטואליים, איך לייצר הנחיות אפקטיביות ולחלק משימות כדי שנקבל תוצרים פרודוקטיביים".

לדברי אלקובי, חשוב מאוד למתג את השינוי באופן נכון, לטובת אפקטיביות, איזון ופיתוח אישי: "יש להסביר לעובדים כי ימי עבודה מהבית נועדו להפחתת הישיבות, התמקדות במשימות שאתם דוחים ודאגה לאיזון בחיים, למשל לעשות ספורט. מה לא לעשות? לא להגיד שיש גמישות, אבל תעשה מה שבא לך. גמישות לא שווה איזון. מעבר לזה צריכה להיות זהות בין המסר למציאות: אם נתתי לך יום עבודה מהבית אבל אני קובעת כל יום ב-19:00 שיחת ועידה עם חו"ל זו לא גמישות. אין דבר מתסכל יותר מילד שדופק לך בדלת כשאתה עובד מהבית".