כיצד לגרום למנהל חדש להעריך את התחום שלי?

"אני מנהל מחלקה שתומכת בפיתוח מוצרי תוכנה בחברה. תחתיי פועלים כ-35 עובדים ומנהלים. עד לאחרונה היה לי מנהל מעולה שמאוד נהניתי לעבוד איתו. הוא קידם את הצוות שלי ואת התחום שאני אחראי עליו בארגון.

"לאחרונה מונה לי מנהל חדש, עמית שלי לשעבר. יש לנו פרספקטיבות שונות, הוא לא מכיר ולא מעריך מספיק את התחום שלי, והוא מגיע מאסכולה יותר ישנה ומסורתית. הוא לא מראה שום סקרנות או מאמץ ללמוד את התחום כדי לדעת להעריך אותו כראוי, מה שמאוד מתסכל אותי. אני מודאג שזה ישפיע על המיקום שלי בארגון ועל היכולת שלי להגיע ליעדים השנה.

עמית, מנהל בחברת תוכנה"

עמית היקר,

הנושא שאתה מתמודד איתו הוא רחב מאוד וחשוב - איך לנהל את היחסים בינך ובין המנהל שלך, כך שהוא יקדם אותך ואת התחום שלך בארגון. אפילו אם המנהל שלך לא מתנהל בצורה אופטימלית בניהול היחסים איתך ועם הצוות שאתה מנהל, עדיין זה באחריותך ובטובתך לבנות ביניכם מערכת יחסים טובה.

לצערנו לעיתים קרובות מדי גם עובדים שיודעים שנכון וחשוב לנהל את הבוס או הבוסית שלהם, נמנעים מלעשות זאת. הם רוצים להאמין שאנו פועלים בעולם צודק ושאיכות היחסים עם המנהל לא צריכה להשפיע. אך במציאות היא משפיעה מאוד על הצלחת העובד, במיוחד בתקופות של משבר וחוסר ודאות.

המנהל שלך מהווה פונקציה קריטית בארגון, ועמה אתה צריך לבנות יחסים טובים, להשפיע ולשכנע, וככל שתעשה זאת מוקדם יותר כן יטב לך ולתחום אותו אתה מנהל. מערכת יחסים לקויה עשויה להסביר היעדר השפעה ארגונית, חוסר גישה למידע או למנטורינג ואף לקושי להתקדם בארגון. מחקר מצא שבבסיס מערכת היחסים עם המנהל שלנו נמצא אמון, וכדי לבנות אמון צריך להשקיע. אלה התנאים המקדמים אמון:

1. שניכם רואים עין בעין את אתגרי הצוות ומה נדרש לעשות כדי להתמודד איתם. אם יש הבדלים, חשובה השקעת המאמץ ביצירת תיאום והסכמה.

2. המנהל שלך מבין את היעדים והתוכניות שלך. מומלץ אף שתשתף אותו בחשיבה ותיתן לו להרגיש שחלק מהרעיונות הם גם שלו. אחרי הכול הוא חדש בתפקיד, ומרגיש צורך להוכיח את עצמו ולהצדיק את קידומו. תן לו תחושה שהוא מוסיף ערך.

3. כאשר אין הסכמה ביניכם, נערך משא ומתן באשר לתוצאות המצופות ממך בטווח זמן נתון. אין ציפייה שתסכים לכל דבר המוטל עליך. ניהול דיון מעמיק ופרודוקטיבי אף עשוי להעלות את קרנך בעיני המנהל.

מאמר מפורסם משנת 2005 הציג "רשימת מכולת" של פעולות נדרשות לניהול היחסים והציפיות מול המנהל הישיר. הכותבים ממליצים על אסטרטגיה בת שלושה שלבים, המגדירה את הפעולות האקטיביות הנדרשות בבניית היחסים עם הממונה עליך:

1. הבן את הבוס ואת ההקשר בו הוא פועל בהקשר של יעדים, לחצים, סגנון עבודה מועדף וכדומה. האם הוא מעדיף לשמוע אותך מסביר לו על התחום שלך, או שהוא מעדיף קודם לקבל מידע כתוב ואז להיפגש ולדון בנושא? מהן ההעדפות של המנהל שלך באשר לאופן קבלת החלטות? האם הוא מעוניין להיות בקיא בפרטים הקטנים או שהוא מרגיש נוח להאציל סמכויות? האם יש תתי-נושאים שבהם הוא רוצה להיות יותר מעורב? התאם את סגנון התקשורת שלך ואת האופן שבו אתה מעביר לו מסרים להעדפה שלו. הוא יעריך גם את ההתעניינות שלך ואת המאמץ שאתה עושה עבורו.

2. הבן את הצרכים הניהולים שלך בהקשר של חוזקות וחולשות, סגנון ניהולי ואישי ויחס לסמכות. גלה מודעות עצמית והימנע מלהיגרר למלחמות אגו מיותרות. מהם הטריגרים שעשויים להוציא ממך תגובות אימפולסיביות, שעלולות להיות לא אפקטיביות בשלב בניית האמון ופיתוח היחסים? איזה ניסיון עבר לא מוצלח היה לך, שעשוי להשפיע על תפיסת היחסים הנוכחית? אולי גם לך יש פערים בידע?

3. בנה יחסים שעונים על צרכי שני הצדדים, עם ציפיות מתואמות, תקשורת פתוחה ומעודכנת וניהול נכון של זמן ומשאבי המנהל שלך. גם המנהל תלוי בך, הוא זקוק לעזרה ולשיתוף הפעולה שלך כדי להצליח בעבודתו, ומצפה גם הוא למערכת יחסים טובה.

פרופסור אמיר גרינשטיין הוא מרצה וחוקר בתחומי השיווק הפרו-חברתי והיזמות באוניברסיטת Northeastern בבוסטון ו- VU באמסטרדם. הוא כותב בטוויטר על מחקר התנהגותי @AmirGrinstein. יאנה שכטרמן היא יועצת ארגונית, מאמנת מנהלים ומלמדת באוניברסיטת Northeastern בבוסטון. yanashechterman.com