ניהול עובדים מרחוק: מה יכולים מנהלים ללמוד מההחלטה של מנכ"ל טוויטר, להעביר את כל החברה לעבודה מהבית

גוגל, מיקרוסופט, פייסבוק, אמזון ועוד חברות הייטק כבר הודיעו לעובדיהן כי יוכלו להמשיך לעבוד מהבית בחודשים הקרובים. דרופבוקס אף הצהירה כי תאשר לעובדיה לא לחזור למשרדים עד סוף 2020. אבל מכולן הגדילה לעשות טוויטר: באמצע מאי השנה הודיע מנכ"ל החברה ג’ק דורסי באימייל לעובדי החברה, כי יוכלו להמשיך לעבוד מן הבית באופן קבוע - ואפילו יקבלו מענק מוגדל של 1,000 דולר לעובד לרכישת ציוד לעבודה מהבית.

נראה שהתוכנית הזו אמנם קיבלה רוח גבית חזקה מהקורונה, אבל התאימה לדורסי עוד לפניה: בשיחת משקיעים שהתקיימה בפברואר, דורסי דיבר על תוכניות לעודד כוח עבודה מבוזר בטוויטר, שיכלול כמות גדולה יותר של עובדים מרוחקים. בין היתר דיבר על שילוב יותר עובדים שיחיו ויעבדו מחוץ לסן פרנסיסקו, בה ממוקם מטה החברה.

גם מחוץ לענקיות ההייטק, גילו עובדים את יתרונות העבודה מהבית מול פקקי התנועה, הצפיפות והרעש הבלתי פוסק במשרד - ורבים מעדיפים לעבוד מביתם. בעוד שמגפת הקורונה לא תישאר עמנו לנצח, עבודה מרחוק כאן כדי להישאר ומה שתלמדו על ניהול עובדים מרחוק יהפוך בהמשך לצורת ניהול קבועה בחברתכם ובחברות אחרות.

ברור שלא כל ארגון יכול לאמץ הרגלים כאלה באותה מידה של הצלחה ובכל זאת ישנם כמה טיפים שיכולים לסייע לכם לעשות את המעבר לעבודה חלקית או מלאה מרחוק כדרך של קבע:

1. סביבת עבודה - המענק שדורסי העניק לעובדיו לטובת קניית ציוד הוא לא עניין של טוב לב, אלא של תבונה ניהולית: כשעובדים מהבית חשוב שכלי העבודה - המחשב, המדפסת וציוד התקשורת שברשות העובדים, יענו על צרכיהם ויאפשרו להם לבצע את המטלות שלהם בצורה מיטבית. דאגו שהעובדים לא יאלצו לעצור או להתעכב בגלל קווי תקשורת איטיים או חוסר נגישות לקבצים משותפים הנמצאים במערכת הענן הארגונית. סביבת העבודה צריכה לכלול גם אמצעי אבטחת מידע ראוים שיבטיחו סביבת עבודה בטוחה וימנעו מצב בו עברייני רשת או ארגונים עוינים, ינצלו את העבודה המבוזרת לגניבת מידע ע"י פריצה לתשתיות המחשוב של הארגון וחבלה במידע שלכם.

2. מטרות ברורות - עובדים רבים היו רגילים עד לאחרונה לעבוד בסביבה המשרדית. כעת, כשהם נמצאים עדיין בתקופת שינוי בה הם מתרגלים לעבוד לבד מבלי יכולת להתייעץ עם חבר לצוות או שכן לכסא, כדאי שידעו בדיוק מה אתם מצפים מהם. לכן הגדירו בצורה ברורה מהן מטרות העבודה, מהי רמת הביצוע הנדרשת, מהן הציפיות האישיות מכל אחד ואחת ומה לוח הזמנים.

3. תשומת לב לצעירים - יש עובדים צעירים או כאלה שהם פחות מנוסים או מסודרים הדורשים תשומת לב ניהולית רבה יותר ללא קשר לכישוריהם. לעובדים אלו חסר ניסיון בעבודה עצמאית או שהם בעלי יכולת פחותה לניהול זמנם. כמנהלים, מומלץ שתפנו תשומת לב רבה יותר לאנשי הצוות הללו ע"י שיחות אישיות לעיתים מזומנות וכן באמצעות מעקב צמוד אחר התקדמותם במטרה להבטיח שלא יאבדו את דרכם או יטעו בדרך למילוי חלקם במשימות הצוות.

4. מדידות הוגנות - אחד האתגרים העומדים בפני מנהלי עובדים מרחוק הוא לבצע הערכה נכונה של העובדים הללו. הקושי מורכב מהצבת יעדים מציאותיים מחד ויכולת להעריך עד כמה העובדים מרחוק עמדו בהם מאידך. הדרך לבצע זאת בהצלחה היא להכין רשימת מטלות לביצוע ולעקוב לאורך זמן כיצד העובדים מרחוק הגיבו למטלות וכיצד הסתגלו לשינויים בסביבת העובדה.

כאשר עובדיכם עובדים מהבית תיתקלו בכאלה שקשה להם לשבת שעות מול המחשב וכאלה ש"שורפים" שעות מעל ומעבר. לא תמיד יש קשר ישיר בין אלו כמות השעות לתפוקה המקסימלית ולכן עדיף להגדיר לעובדים יעדים עם מועדי סיום. כך תשאירו לעובדיכם את החופש לבצע המשימות באינטרוולים ובקצב שלהם ומצד שני תמדדו אותם לפי המשימות שביצעו. מחקר של גאלופ שנערך בחודש האחרון הראה כי 52% מהמנהלים חושבים כי הניסיון בעבודה מרחוק היה מוצלח ולכן יאפשרו זאת לעיתים תכופות יותר.

5. תחליפי מסדרון - עודדו את העובדים לנהל שיחות אקראיות. אין מטרתן לבדוק האם העובדים באמת עובדים אלא באות להחליף את שיחות המסדרון ואת ישיבות סיעור המוחות שנעשו עד כה במשרד. פעמים רבות שיחות אקראיות שכאלה הולידו רעיונות מצוינים לפיתוח מוצרים חדשים או שסייעו לפתור בעיה שמנעה מהצוות להתקדם בפיתוח מוצר מסוים.

6. מפגשים משותפים - גם אם לעובדים שלכם יש משימות עצמאיות או משימות ארוכות טווח, חשוב שיתקיימו פגישות של כלל העובדים לעיתים קרובות. בחברה של עשרות עובדים מומלץ לקיים לפחות פגישה שבועית ובחברות גדולות (עם אלפי עובדים) מומלץ להפגיש העובדים לפחות פעם ברבעון. פגישות אלה ישמשו גם לעדכון כל העובדים וגם ליצירת אווירת צוות בין כל עובדי החברה שהרי לכולם מטרות משותפות וחזון אחד.

7. גמישות סדר היום - יש מנהלים המצפים מהעובדים מהבית להתחיל את יום העבודה בשעה הנהוגה במשרד ולהיות זמינים לשיחות בכל שעה משעות העבודה הרגילות. אבל דווקא אם תגלו גמישות ותעודדו את העובדים להתאים את יום העבודה לצרכיהם האישיים תגלו כי הם מרוצים יותר ואפילו נאמנים יותר למקום העבודה שאפשר להם להסיע את ילדיהם לבית הספר, לאכול ארוחת צהריים בחוג המשפחה ולהנות מאיזון טוב יותר בין עבודה ומשפחה.

סקרים שנערכו לאחרונה בקרב מיליניאלס גילו שהדבר החשוב ביותר עבורם הוא גמישות. מחקר גאלופ בנושא נאמנות עובדים למקום עבודתם הראה כי 51% מהעובדים בארה"ב מוכנים להתפטר מעבודתם לטובת תפקיד שיאפשר להם גמישות גדולה יותר בניהול זמנם.

8. הוקרה והכרה - עובדים רבים חשים לעיתים תכופות כי מנהליהם אינם מעריכים מספיק את תרומתם ומאמציהם לקידום מטרות הארגון. כמנהלים חשוב שתביעו לעיתים מזומנות את הערכתכם בפני עובדיכם גם בשיחות אישיות וגם בשיחות צוות, כולל ציון לשבח בע"פ והענקת תעודות או פרסים לעובדים שהצטיינו בביצועיהם.

9. הבעה עצמית - מסקר שנערך לאחרונה ע"י אתר Workplace (של חברת פייסבוק), בקרב 4,000 עובדים מארה"ב ובריטניה עולה כי בעוד ש-83% מהמנהלים טענו כי הם מאפשרים לכל עובדיהם להשמיע קולם, 54% מהעובדים טענו שקולם אינו נשמע.

האימרה הוותיקה "רחוק מהעין רחוק מהלב" רלוונטית גם לנושא העובדים מרחוק ולכן סביר להניח כי עובדים מהבית מרגישים מנותקים עוד יותר ממטה החברה. לכן חשוב שתקפידו על פגישות וידאו כמו על פגישות פיזיות בהן תאפשרו לכמה שיותר עובדים להביע דעותיהם. פעמים רבות עובדים מסוימים תופסים את הבמה ואחרים אינם מעזים להשמיע קולם. לכן חשוב שתפנו בצורה מודעת לכמה שיותר עובדים ותעודדו אותם להשמיע קולם.

במקרה של חברה גלובלית בה אתם מנהלים עובדים במספר מדינות, באזורי זמן שונים, דאגו למצוא שעה ביום שהיא הכי נוחה לכל העובדים להתחבר ולתקשר. 

שלמה גרדמן, הוא מנכ"ל חברת איי אס ג’י בע"מ ויו"ר הסיליקון קלאב - פורום מנכ"לי הייטק בישראל